How-to für deinen sicheren Mail Service (Beta Client)

Tutanota ist ein sicherer Mail Service, der automatisch die gesamte Mailbox und das Adressbuch Ende-zu-Ende verschlüsselt. In diesem How-to erklären wir alle Funktionen, die es in unserem neuen Beta-Mail-Client gibt. Während Tutanota ganz einfach zu nutzen ist, wollen wir dennoch alles im Detail erklären, inklusive der einfachsten Schritte wie das Senden einer verschlüsselten Mail.

Dies ist das How-to für unseren neuen Beta-Mail-Client unter mail.tutanota.com. Hier findest du das How-to für unseren alten Mail-Client.

Um diese How-to nach bestimmten Menüpunkten zu durchsuchen, nutze bitte Strg+F.

1. Login, Shortcuts & Header-Informationen


Tutanota login

  • Hier kannst du dich in den neuen Beta-Mail-Client einloggen.

  • Bitte gib deine vollständige E-Mail-Adresse und dein Passwort an und klicke auf 'Anmelden'.

  • Wenn du bei 'Passwort speichern' ein Häkchen setzt, wird dein Passwort im Browser gespeichert. Wähle diese Option nur, wenn du dein eigenes Gerät verwendest.

  • Klicke auf 'Mehr', um weitere Optionen zu sehen. Klicke auf 'Registrieren', um einen neuen E-Mail-Account zu registrieren, und auf 'Farben wechseln', um das Darktheme (siehe Screenshot oben) zu nutzen.

  • Wenn du dein Passwort im Browser gespeichert hast, gibt es noch zwei weitere Optionen unter 'Mehr': Mit einem Klick auf 'Anderer Account' kannst du dich mit einer anderen Tutanota Mail-Adresse anmelden. Mit einem Klick auf 'Zugangsdaten löschen' kannst du das zuvor im Browser gespeicherte Passwort löschen.


Tutanota shortcuts

  • Tutanota unterstützt zahlreiche Shortcuts. Du kannst alle verfügbaren Shortcuts in jedem Tutanota-Fenster sehen, indem du auf F1 (fn+F1) klickst. Außerdem kannst du Shortcuts nutzen, um eine HTML-E-Mail zu designen, bspw. Strg+b, Strg+i, Strg+u.

You can also use HTML shortcuts to design your mails such as Ctr+b, Ctrl+i, Ctrl+u.

  • Header-Informationen: Du kannst dir die Header-Informationen jeder E-Mail anzeigen lassen, indem du auf Strg+h klickst.

  • Tutanota entfernt Header-Informationen von gesendeten E-Mails, um deine Privatsphäre zu schützen.

  • Wenn der technische Sender von der Header-Information abweicht, zeigt dir Tutanota eine Warnung an. Die unterschiedlichen Sender-Informationen können ein Hinweis sein, dass die E-Mail von einem Betrüger geschickt wurde.

2. Hauptmenü


Tutanota Hauptmenü

Du erreichst alle Funktionen von Tutanota über das Hauptmenü.

  • Links im Hauptmenü gibt es ein Suchfeld. Hier kannst du deine verschlüsselte Mailbox durchsuchen. Da deine gesamte Mailbox auf den Tutanota Servern verschlüsselt gespeichert wird, wird dafür ein Suchindex erstellt, der verschlüsselt auf deinem Gerät gespeichert wird. Auf unserem Blog gibt es mehr Informationen dazu, wie unsere innovative Suchfunktion für verschlüsselte Daten funktioniert. Shortcut für die Suche: Klicke F. Gib in dem Suchfeld einfach deinen Suchbegriff ein. Wenn du deine E-Mails durchsuchst, kannst du einen Suchvorschlag anklicken. Dann wechselst du in die detaillierte Suchmaske und kannst gezielter suchen. Einstellbar sind der Zeitraum, das Feld sowie die Ordner, die durchsucht werden sollen. Bitte beachte: Da man nur E-Mails und Kontakte durchsuchen kann, ist das Suchfeld nicht eingeblendet, wenn du dich in den 'Einstellungen' befindest.

  • Klicke auf die drei Linien rechts, um alle Menüoptionen zu sehen. Die Menüpunkte 'E-Mails', 'Kontakte', 'Einstellungen' und 'Premium' werden weiter unten erklärt.

  • Wenn du auf 'Einladen' klickst, öffnet sich eine vor-formulierte E-Mail in Tutanota, die du an alle Freunde verschicken kannst, um sie zu Tutanota einzuladen.

  • Wenn du auf 'Community' klickst, öffnet sich unsere Webseite hier in einem neuen Tab. Wir laden dich dazu ein, aktiv zu werden und unser Open Source-Projekt zu unterstützen und mit uns für Privatsphäre im Netz zu kämpfen.

  • Wenn du auf 'Abmelden' klickst, wirst du abgemeldet. Bitte beachte: Wenn du das Passwort vorher im Browser gespeichert hast, bist du zwar abgemeldet, das Passwort bleibt aber gespeichert. Wenn du das rückgängig machen möchtest, melde dich ab. Der Login-Bildschirm erscheint, klicke auf 'Mehr' und 'Zugangsdaten löschen'.

2.1 Hauptmenü: E-Mails und Ordner

Abhängig von der Breite deines Browsers zeigt Tutanota dir die Ornder-Liste, die E-Mail-Liste sowie die ausgewählte E-Mail an.


Mail Ordner

  • Füge Ordner hinzu, indem du auf das Plussymbol in der Ordneransicht klickst. Ein Pop-up öffnet sich, in das du einen Ordner-Namen eintragen kannst. Der neue Ordner wird alphabetisch unter 'Deine Ordner' sortiert. Du kannst so viele Ordner hinzufügen, wie du benötigst.

  • Um den Ordner später zu bearbeiten, klicke auf den Ordner. Klicke auf die drei Punkte neben dem Ordner. Du kannst diesen 'umbenennen' oder 'löschen'.

  • Bitte beachte: Wenn du einen Ordner löschst, werden alle enthaltenen E-Mails sofort physikalisch gelöscht. Bitte prüfe, dass du den richtigen Ordner ausgewählt hast, bevor du auf 'löschen' klickst.

  • Wenn du dich im Ordner 'Papierkorb' oder 'Spam' befindest, kannst du mit dem Symbol neben dem Ordnernamen den gesamten Ordner leeren. Die E-Mails in diesem Ordner werden dann sofort physikalisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

  • Spam-Ordner: Tutanota schickt E-Mails mit Spamverdacht direkt in diesen Ordner. Wenn du eine Mail aus diesem Ordner löschst, wird sie nicht in den Papierkorb verschoben sondern physikalisch gelöscht.

2.1.1 Multiselect, Drag & Drop, ungelesen markieren


Multiselect

  • Du kannst die Multiselect-Funktion am Desktop (drücke Shift oder Strg während des Auswählens) und auf mobilen Geräten verwenden.

  • Ausgewählte Mails können per Drag & Drop verschoben werden.

  • Ausgewählte Mails können mit den Symbolen rechts bearbeitet werden: 'Verschieben', 'Löschen', oder du klickst auf die drei Punkte für folgende Optionen: 'Ungelesen' markieren, 'Gelesen' markieren oder 'Exportieren'.

  • In den Apps kannst du Mails nach links verschieben, um sie zu löschen. Wenn du Mails nach rechts schiebst, gehen sie direkt ins Archiv.

2.1.2 Push-Benachrichtigungen
  • Mit Tutanota kannst du Push-Benachrichtigungen über andere E-Mail-Adressen oder über die Android und iOS Apps bekommen. Push wird auch an dein Handy geschickt, wenn du nicht in den Apps eingeloggt bist.

  • Um zu bearbeiten, welche E-Mail-Adressen und mobilen Geräte über neue E-Mails benachrichtigt werden sollen, gehe zu 'Einstellungen' → 'E-Mail' → 'Benachrichtigungen'.

  • Du kannst auch deinem Browser in den Browsereinstellungen erlauben, dir Push-Benachrichtigungen zu schicken. Diese kommen nur, wenn du in einem Tab in Tutanota angemeldet bist.

2.1.3 Mail-Menü


Mail-Menü
Wenn du eine E-Mail auswählst, werden diese Symbole ganz oben angezeigt.

  • Um eine neue Mail zu schreiben, klicke einfach das rote Stift-Symbol unten rechts. Shortcut: Klicke N.

  • Das obere Mail-Menü beinhaltet folgende Optionen:

    • Pfeil nach links = antworten. Shortcut: Klicke R.

    • Doppelter Pfeil nach links = allen antworten. Shortcut: Klicke ⇧ + R.

    • Pfeil nach rechts = weiterleiten

    • Ordnersymbol = verschiebe diese E-Mail in einen Ordner. Wenn du dieses Symbol anklickst, öffnet sich deine gesamte Ordner-Liste. Du kannst E-Mails auch über Drag & Drop verschieben, oder in den Apps mit rechts und links sliden.

    • Löschensymbol = Die Mail wird in den Papierkorb verschoben.

    • Drei Punkte = Du kannst die Mail als ungelesen markieren oder exportieren.

  • Wenn du eine Mail als PDF ausdrucken möchtest, kannst du die Druckfunktion des Browsers benutzen.


Sender

  • In einer geöffneten E-Mail kannst du den Absender anklicken. Ein Pop-up öffnet sich. Du kannst auf 'Kontakt erstellen' klicken, um diesen Kontakt im Adressbuch zu speichern und zu bearbeiten.

  • Außerdem kannst du eine 'Regel erstellen' (Premium-Feature) oder eine 'Spam-Regel hinzufügen', um E-Mails von diesem Absender in Zukunft automatisch in einen bestimmten Ordner zu verschieben.


Add rule

  • Als Premium-Nutzer kannst du außerdem für diesen Kontakt eine 'Regel anlegen', so dass beispielsweise alle Mails von diesem Sender in einen bestimmten Ordner geschickt werden. Mehr Details zu 'Inboxregeln' gibt es unter '2.3.2 E-Mail'.

Senden von Mails


Mail schreiben
Eingeklapptes Mail-Fenster.

  • Klicke auf das rote Stiftsymbol unten recht, um eine neue Mail zu verfassen.

  • Wenn du eine Mail-Adresse in das 'An'-Feld eingibst, zeigt dir Tutanota passende Mail-Adressen aus deinem Adressbuch. Du kannst 'Enter' klicken, um die erste angezeigt Mail-Adresse auszuwählen.

  • Sobald du eine Mail-Adresse eingegeben hast, erscheint der 'Vertraulich'-Button in der Betreffzeile. Klicke darauf, wenn diese Mail nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt sein soll. Du kannst auch die Default-Einstellung verschlüsselt/nicht verschlüsselt für neue Mails festlegen. Gehe dazu zu 'Einstellungen' → 'E-Mails' → 'Standard-Übertragung'. E-Mails an andere Tutanota-Nutzer werden immer Ende-zu-Ende verschlüsselt verschickt.

  • Unter der Empfänger-Mail-Adresse einer verschlüsselten Mail fügst du das Passwort für den Empfänger hinzu, das du dem Empfänger auf einem anderen Weg mitteilen musst.

  • Du kannst Dateien hinzufügen, indem du das Dateisymbol in der Betreffzeile anklickst oder indem du Drag & Drop verwendest.

  • Du kannst deine Mail schreiben. Wenn du 'Senden' klickst, verschlüsselt Tutanota automatisch Betreff, Inhalt und alle Dateien.


Schreiben einer Mail
Ausgeklapptes Mail-Fenster.

  • Klicke auf 'Anzeigen' im 'An'-Feld, um mehr Felder anzuzeigen. Nach dem Vergrößern kannst du Cc- und Bcc-Empfänger hinzufügen.

  • Wenn du unter Einstellungen eine Alias-E-Mail-Adresse hinzugefügt hast, kannst du hier auch die Mail-Adresse ändern, von der du die Mail verschicken möchtest. Klicke dazu auf das Stiftsymbol neben der 'Absender'-Mail-Adresse. Du kannst den Default-Absender unter 'Einstellungen' → 'E-Mail' → 'Standard-Absender' festlegen. Dies macht die Alias-Adresse zur sendenden E-Mail-Adresse. Die Tutanota-Adresse bleibt aber die Hauptadresse des Accounts (Name im Tab), was nicht geändert werden kann.

  • Externe Empfänger einer Ende-zu-Ende verschlüsselten E-Mail erhalten eine Benachrichtigungsmail von deiner Tutanota-Adresse. Du kannst die Sprache dieser Benachrichtigungsmail auswählen, indem du auf das Stiftsymbol ganz rechts klickst (hier wurde Englisch ausgewählt).

2.2 Hauptmenü: Kontakte

Kontaktliste

  • Jedes mal, wenn du eine Mail an eine neue E-Mail-Adresse schickst, wird diese Adresse automatisch in deinen Kontakten gespeichert. Du kannst dies unter 'Einstellungen' → 'E-Mail' → 'Kontakte erstellen' abstellen.

  • Wähle einen Kontakt aus, und du hast die Möglichkeit diesen Kontakt zu bearbeiten (Stiftsymbol) oder zu löschen (Papierkorbsymbol). Du kannst auch eine neue Mail an diesen Kontakt öffnen, indem du den Mail-Button neben der E-Mail-Adresse des Kontakts klickst.

  • Du kannst neue Kontakte hinzufügen, indem du auf das Plussymbol in der unteren rechten Ecke klickst. Wenn du einen Kontakt erstellst, kannst du alle benötigten Informationen eintragen (siehe Screenshot unten).

  • Mit dem Drei-Punkte-Symbol neben 'Alle Kontakte' kannst du Kontakte via vCard importieren, exportieren oder automatisch zusammenführen (mergen).

  • Du kannst ausgewählte Kontakte auch manuell zusammenführen (mergen): Halte Strg gedrückt, während du zwei Kontakte anklickst. Oben rechts erscheinen zwei Buttons: 'Löschen' und 'Zusammenführen'. Klicke auf 'Zusammenführen', um die ausgewählten Kontakte zusammenzuführen.

  • Kontakte werden alphabetisch nach ihrer E-Mail-Adresse sortiert.

  • Dein gesamtes Adressbuch ist verschlüsselt, so dass niemand an dein Tutanota-Adressbuch herankommen kann.


Kontakt erstellen
Ansicht der Kontakterstellung.

2.3 Hauptmenü: Einstellungen

2.3.1 Anmeldung


Anmeldung
'Anmeldung' zeigt dir verschiedene Informationen über deinen Tutanota Account an.

  • 'Zugangsdaten': Du kannst deine E-Mail-Adresse und dein Passwort prüfen. Wenn du auf das Stiftsymbol neben 'Passwort' klickst, kannst du dein Passwort ändern. Bitte notiere dein Passwort an einem sicheren Ort, da wir es nicht zurücksetzen können.

  • 'Zwei-Faktor-Authentifizierung': Klicke auf das Plussymbol rechts, um einen zweiten Faktor hinzuzufügen. Tutanota unterstützt UTF und TOTP. Sobald du zweite Faktoren hinzugefügt hast, werden alle hier angezeigt. Du kannst diese wieder löschen, indem du auf das Kreuz neben dem jeweiligen zweiten Faktor klickst.

  • Aktiviere das Speichern von Sessions, um zu prüfen, wer sich in deinen Tutanota Account eingeloggt hat. Diese Information wird verschlüsselt gespeichert und nach einer Woche automatisch gelöscht.

  • 'Aktive Sessions': Dies zeigt dir die IP-Adresse, mit der du derzeit eingeloggt bist. Wir speichern diese Informationen ausschließlich verschlüsselt, so dass nur du selbst darauf zugreifen kannst. Von hier kannst du remote Sessions schließen, beispielsweise wenn du dein Smartphone verloren hast und darauf noch eingeloggt bist.

  • 'Geschlossene Sessions': Klicke auf 'Anzeigen', um zu sehen von wo du dich kürzlich eingeloggt hast. Dies lässt dich prüfen, ob jemand anderes versucht hat, auf deinen Tutanota-Account zuzugreifen.

2.3.2 E-Mail


Senden von Mails
Hier kannst du konfigurieren, wie du deine Mails verschicken möchtest.

  • 'Standard-Absender': Alle Mails, die du verschickst, werden von dieser E-Mail-Adresse verschickt. Wenn du Alias-Adressen hinzugefügt hast, kannst du hier den Standard-Absender ändern, indem du auf das Stiftsymbol klickst. Du kannst den Absender auch beim Verfassen einer einzelnen Mail ändern.

  • 'Absendername': Dies ist der Name, der allen gesendeten Mails hinzugefügt wird. Du kannst diesen ändern, indem du auf das Stiftsymbol klickst.

  • 'E-Mail-Signatur': Klicke auf das Stiftsymbol. Du kannst entweder die 'Standard'-Signatur wählen, oder eine 'eigene' formulieren oder 'keine' auswählen.

  • 'Standard-Übertragung': Klicke auf das Stiftsymbol, um auszuwählen, ob neue Mails stets Ende-zu-Ende verschlüsselt ('vertraulich') oder nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt ('nicht vertraulich') verschickt werden sollen. Du kannst dies auch bei jeder neu verfassten Mail ändern.

  • 'Formatierung': Klicke auf das Stiftsymbol, um auszuwählen, ob alle Mails mit HTML-Formatierung oder konvertiert zu 'plain text' verschickt werden sollen.

  • 'Kontakte erstellen': Klicke auf das Stiftsymbol, um auszuwählen, ob Kontakte beim Mail-Versand automatisch erstellt werden sollen ('Aktiviert') oder nicht ('Deaktiviert').

  • 'Suche in Mailbox': Klicke auf das Stiftsymbol, um auszuwählen, ob die Suchfunktion für deine verschlüsselte Mailbox 'deaktiviert' oder 'aktiviert' werden soll. Bitte beachte: Die Suche in Tutanota findet lokal auf deinem Gerät statt, da alle Daten auf unseren Servern verschlüsselt sind. Die Aktivierung der Suche benötigt Speicherplatz auf deinem Gerät und verbraucht zusätzlichen Traffic.


E-Mail Aliasse

  • 'E-Mail-Aliasse': Klicke auf 'Aliasse anzeigen', um Alias-Adressen zu deinem Account hinzuzufügen oder um diese zu aktivieren/deaktivieren. Klicke auf das Plus-Symbol, um Aliasse hinzuzufügen. Ein Pop-up öffnet sich, in dem du deine gewünschte Alias-Adresse eintragen kannst. Über den Button mit den drei Punkten kannst du die Domain für deinen Alias auswählen. Dies kann eine Tutanota-Domain oder eine eigene Domain sein, die du deinem Premium-Account hinzugefügt hast. Bevor dies möglich ist, wechsle bitte zu Premium oder kaufe ein Alias-Paket. Bitte beachte: Aliasse mit einer Tutanota-Domain können nur deaktiviert werden. Deaktivierte Aliasse bleiben mit deinem Account verknüpft, falls du sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren möchtest. Wenn du deine eigene Domain benutzt, kannst du Aliasse deiner eigenen Domain löschen und neue erstellen.


Posteingangs-Regeln

  • 'Posteingangs-Regeln' (Filter): Klicke auf 'Regeln anzeigen' und dann auf das Plus. Ein Pop-up mit drei Optionen öffnet sich: 'Feld', 'Wert' und 'Ziel-Ordner'.

    • Feld: Klicke auf das Stiftsymbol, um das zu benutzende Feld für diese Regel festzulegen: 'Absender', 'An-Empfänger', 'Cc-Empfänger', 'Bcc-Empfänger', 'Betreff enthält' oder 'Header enthält'.
    • Wert: Gib den Text ein, beispielsweise eine E-Mail-Adresse, eine Domain oder möglicher Inhalt für den Betreff oder den Header. Gehe ‘1. Login, Shortcuts & Header Informationen’, um herauszufinden, wie du Header in Tutanota anzeigen kannst.
    • Ziel-Ornder: Klicke auf das Stiftsymbol, um festzulegen, in welchen Ordner die eingehenden Mails automatisch einsortiert werden sollen. Bevor du Posteingangs-Regeln definieren kannst, wechsel bitte zu Premium.
  • 'Benachrichtigungen': Klicke auf 'Anzeigen' und auf das Plus. Ein Pop-up öffnet sich, in das du eine E-Mail-Adresse eingeben kannst, welche bei eingehenden Mails benachrichtigt werden soll.

2.3.3 Benutzerverwaltung


Benutzerverwaltung
Unter 'Benutzerverwaltung' kannst du deine Account-Einstellungen verwalten. Als Premium-Nutzer kannst du hier außerdem weitere Nutzer hinzufügen und diese verwalten.

2.3.3.1 Neuen Nutzer erstellen
  • Klicke auf das Plussymbol in der unteren rechten Ecke. Ein Pop-up erscheint, in dem du den 'Namen', die 'E-Mail-Adresse' und ein 'neues Passwort' eintragen kannst.

  • Bitte beachte: Jeder Nutzer bekommt eine eigene Mailbox mit eigenem Login. Wenn du einfach nur eine weitere E-Mail-Adresse zu deiner Mailbox hinzufügen möchtest, kannst du einen Alias hinzufügen. Im Premium-Paket sind bereits 5 Aliase enthalten.

2.3.3.2 Bestehende Nutzer bearbeiten
  • Klicke unter 'Benutzerverwaltung' auf den Nutzer, den du bearbeiten möchtest.

  • Klicke auf das jeweilige Stiftsymbol, um den 'Absendernamen', das 'Passwort', den 'globalen Admin'-Status (Ja/Nein), 'Adminsitriert von' (Globaler Admin/Lokaler Admin), und den 'Zustand' dieses Nutzers (Aktiviert/Deaktiviert) zu ändern.

  • Globale Admins können die Benutzer, die sie zu ihrem Premium-Account hinzugefügt haben, administrieren und deren Passwörter ändern. Lokale Admins sehen nur die Benutzer, die ihnen zum Administrieren zugewiesen worden sind. Sie können nur von diesen Nutzern Passwörter ändern. Das Zurücksetzen von Passwörtern funktioniert nur innerhalb eines Premium-Accounts. Wir von Tutanota haben keinerlei Zugriff und können die Passwörter nicht zurücksetzen.


Benutzerverwaltung

  • 'Zwei-Faktor-Authentifizierung': Klicke das Plussymbol rechts, um einen zweiten Faktor für diesen Nutzer zinzuzufügen. Tutanota unterstützt UTF und TOTP. Hier werden alle hinzugefügten zweiten Faktoren dieses Nutzers angezeigt. Du kannst sie wieder löschen, indem du das Kreuzchen daneben klickst.

  • 'Gruppen': Klicke auf das Plussymbol, um diesen Nutzer einer Gruppe hinzuzufügen. Gehe zu '2.3.4 Gruppen: Lokaler Admin' für mehr Informationen dazu.

  • 'Kontaktformulare': Klicke auf das Plussymbol, um diesen Nutzer einem Kontaktformular hinzuzufügen. Gehe zu '2.3.7 Kontaktformulare' für mehr Informationen dazu.

  • 'E-Mail-Aliasse': Klicke auf 'Aliasse anzeigen', um E-Mail-Adressen zu diesem Nutzer hinzuzufügen oder um existierenden Aliasse zu aktivieren/deaktivieren.

  • 'Benachrichtigungen': Klicke auf 'Anzeigen', damit du alle E-Mail-Adressen und IDs von mobilen Geräten (über die Tutanota App) siehst, die Push-Benachrichtigungen bekommen, wenn in der Tutanota-Mailbox dieses Nutzers eine neue E-Mail eingeht. Du kannst einen Eintrag löschen, wenn eine bestimmte E-Mail-Adresse oder ein mobiles Gerät keine Benachrichtigungen mehr erhalten soll.

2.3.4 Gruppen: Lokaler Admin
2.3.4.2.1 Lokale Admin Gruppe erstellen


Lokaler Admin

  • Klicke auf das Plussymbol in der unteren recht Ecke. Ein Pop-up erscheint. Die Art der Gruppe kann gewählt werden: 'Lokaler Admin'. Wähle 'Lokaler Admin' aus, wenn du möchtest, dass einer deiner Nutzer (bspw. ein Projektmanager) alle Nutzer administriert, die an diesem Projekt mitarbeiten. Wähle einen Namen für diese Gruppe. Klicke auf OK. Du hast eine lokale Admin Gruppe erstellt. 2.3.4.2.2 erklärt, wie du dieser Gruppe Nutzer hinzufügen kannst.
2.3.4.2.2 Bestehende lokale Admin Gruppe bearbeiten


Lokaler Admin

  • Klicke auf die lokale Admin Gruppe, die du bearbeiten möchtest. Rechts erscheinen verschiedene Bearbeitungsoptionen:
    • 'Name': Klicke auf das Stiftsymbol, um den Namen der Gruppe zu ändern.
    • 'Administriert von': Lokale Admin Gruppen müssen von einem globalen Admin administriert werden.
    • 'Zustand': Klicke auf das Stiftsymbol, um diese Gruppe zu aktivieren/deaktivieren.
    • 'Gruppen-Mitglieder': Klicke auf das Plussymbol, um so viele Mitglieder wie gewünscht hinzuzufügen. Dies sollte mindestens einer sein, da die Gruppenmitglieder die lokalen Administratoren aller hinzugefügten zu administrierenden Gruppen/Nutzer sind.
    • 'Administrierte Gruppen': Diese Liste enthält alle Nutzer, die die lokalen Admins, die gerade unter 'Gruppen-Mitglieder' hinzugefügt worden sind, administrieren.
    • Logge dich mit dem Account des Gruppen-Mitglieds (hier: Bob) ein, um alle Einstellungsoptionen des lokalen Admins zusehen.
2.3.4.2.3 Logge dich mit dem lokalen Admin Account ein

Verwalten von Benutzern


Lokaler Admin Account

  • Gehe zu Einstellungen → Benutzerverwaltung. Du siehst alle Nutzer, die dieser lokale Admin administriert. Bitte gehe zu '2.3.3.2 Bestehende Nutzer bearbeiten', um alle verfügbaren Administrationsmöglichkeiten zu sehen.

Verwalten von Gruppen


Lokale Admin Gruppe

  • Gehe zu Einstellungen → Gruppen
  • Klicke auf den lokalen Admin, den du verwalten möchtest.
  • Verwalten eines lokalen Admins: rechts gibt es verschiedene Optionen einen lokalen Admin zu verwalten. Der lokale Admin hat weniger Administrationsoptionen als der globale Admin, der diese Gruppe ursprünglich erstellt hat. Du kannst dies sehen, indem du die Adminoptionen mit denen des gobalen Admins unter '2.3.4.2.2 Bestehende lokale Admin Gruppe bearbeiten' vergleichst.
    • 'Name': Klicke auf das Stiftsymbol, um den Namen der Gruppe zu ändern.
    • 'Zustand': Klicke auf das Stiftsymbol, um diese Gruppe zu aktivieren/deaktivieren.
    • 'Gruppen-Mitglieder': Klicke auf das Plussymbol, um so viele Mitglieder wie gewünscht hinzuzufügen. Dies sollte mindestens einer sein, da die Gruppenmitglieder die lokalen Administratoren aller hinzugefügten zu administrierenden Gruppen sind.
    • 'Administrierte Gruppen': Diese Liste enthält alle Nutzer, die die lokalen Admins, die gerade unter 'Gruppen-Mitglieder' hinzugefügt worden sind, administrieren. Hier kann der lokale Admin nichts hinzufügen.
2.3.5 Globale Einstellungen


Globale Einstellungen

  • 'Spam-Regeln': Klicke auf 'Anzeigen', um alle Spam-Regeln anzuzeigen. Klicke auf das Plussymbol, um eine Regel hinzuzufügen. Du hast die Möglichkeit zwischen 'Kein Spam', 'Immer Spam' und 'Verwerfen' zu wählen. Füge dann die E-Mail-Adresse oder Domain hinzu, auf die sich diese Regel beziehen soll. Mehr Details zur Konfiguration von Spam gibt es in unseren FAQ.

  • 'Eigene E-Mail-Domains': Klicke auf 'Anzeigen', um alle hinzugefügten eigenen Domains zu sehen. Klicke auf das Plussymbol, um weitere Domains hinzuzufügen. Du kannst so viele Domains hinzufügen, wie du benötigst. Details zum Nutzen der eigenen Domain gibt es auch in unseren FAQ. Neben jeder eigenen Domain ist ein Drei-Punkte-Symbol. Wenn du darauf klickst, kannst du ein 'Catch-All-Postfach' für diese Domain festlegen. Dies ist in der Regel dein Admin-Nutzer, kann aber auch jeder andere Nutzer sein, den du zu deinem Premium-Account hinzugefügt hast. Alle E-Mails, die an deine eigene Domain geschickt werden, die aber zu keiner existierenden E-Mail-Adresse passen, werden an das Catch-All-Postfach geschickt.

  • 'Sicherheit': Klicke auf das Stiftsymbol. Du kannst deine Nutzer zwingen, ihr Passwort jedes Mal zu ändern, nachdem du es für sie zurückgesetzt hast. Bitte beachte: Das Zurücksetzen von Passwörtern funktioniert nur innerhalb eines Premium-Accounts. Wir von Tutanota haben keinerlei Zugriff und können Passwörter nicht zurücksetzen.

  • 'Audit-Log': Dieser Log ist nur für den Admin des Tutanota Premium-Accounts sichtbar. Es beinhaltet wichtige administrative Aktionen, zum Beispiel wenn du einem deiner Nutzer einen zweiten Faktor hinzugefügt hast oder wenn du ein Passwort geändert hast.

2.3.6 Whitelabel


Whitelabel

  • Wenn du das Whitelabel-Upgrade buchst, kannst du den Tutanota-Login über deine eigene Domain (Subdomain) laufen lassen. Du kannst das Design von Tutanota anpassen (Stichwort: Corporate Identity) und sichere Kontaktformulare für deine Kunden erstellen.


Whitelabel aktivieren

  • 'Whitelabel-Domain': Klicke das Stiftsymbol, um die Whitelabel-Option für deine eigene Domain zu aktivieren. Ein Pop-up erscheint, in das du die folgenden Informationen eintragen kannst (siehe obiger Screenshot):

    • Wähle eine Subdomain deiner eigenen Domain, über die der Login zu Tutanota laufen soll. Dies muss eine Subdomain sein, eine Hauptdomain ist technische nicht möglich. Ändere den CNAME DNS-Eintrag für diese Domain, so dass er zu login.tutanota.com führt. Beachte, dass eine DNS-Änderung etwas dauert, bis sie ausgeführt wird.
    • Lade deine SSL Zertifikatskette und
    • den privaten SSL-Schlüssel deiner Domain hoch, um den Login zu Tutanota über deine Domain zu ermöchlichen. Beide müssen im PEM-Format vorliegen (base64 kodiert).
  • 'Eigenes Logo': Klicke das Stiftsymbol, um dein Logo hochzuladen. Es wird in der oberen linken Ecke angezeigt (38x280 Pixel), wenn du Tutanota über deine eigene Domain lädst.


Eigene Farben

  • 'Eigene Farben': Klicke das Stiftsymbol, um die Farben deinem eigenen Design anzupassen. Wenn du keine Farben auswählst, wird das Default-Design von Tutanota benutzt.

  • 'Eigene Meta-Tags': Klicke auf das Stiftsymbol, um eigene Meta-Tags hinzuzufügen.

  • Jetzt kannst du deine eigene Domain im Browser öffnen und unter der eingetragenen Subdomain den Tutanota-Login mit deinem eigenen Logo und deinen eigenen Farben sehen. Mehr Details dazu gibt es in unseren FAQ.

2.3.7 Kontaktformular


Kontaktformular
Kontaktformulare ermöglichen es dir, vertraulich kontaktiert zu werden, da alle Nachrichten automatisch Ende-zu-Ende verschlüsselt werden.

2.3.7.1 Neues Kontaktformular erstellen
  • Klicke das Plussymbol in der unteren rechten Ecke. Ein Pop-up erscheint, das dich ein neues Kontaktformular erstellen lässt.


Kontaktformular erstellen

  • 'Empfangende Mailbox': Klicke das Nutzersymbol (links), um auszuwählen, welcher Nutzer alle über das Kontaktformular geschickten E-Mails erhalten soll.

  • 'Bearbeiter': Wenn du hier nichts einträgst, können die Kontaktanfragen an jeden Nutzer deiner eigenen Domain weitergegeben werden.

  • 'Pfad': Füge einen Pfad zu deinem Link hinzu, auf dem das Kontaktformular angezeigt werden soll.

  • 'Sprache': Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol, um eine andere Sprache zu deinem Kontaktformular hinzuzufügen (z.B. English, Französisch, Spanisch). Besucher deiner Webseite bekommen automatisch die Sprache angezeigt, die sie in ihren Browser-Einstellungen definiert haben. Wenn du eine andere Sprache hinzugefügt hast, erscheint ein Kreuz-Symbol, mit dem du andere Sprachen, die du nicht mehr brauchst, löschen kannst.

  • 'Titel': Trage eine Überschrift für dein Kontaktformular ein, das auf der Webseite angezeigt wird. Ein Titel muss für alle hinzugefügten Sprachen eingetragen werden.

  • 'Kopfzeile', 'Fußzeile', 'Hilfe-Seite': Du kannst drei verschiedene Textfelder im Rich-Text-Format oder als HTML eintragen. Wechsle zwischen Richt-Text und HTML, indem du auf das Stiftsymbol rechts klickst. Der eingetragene Text wird bei deinem Kontaktformular angezeigt.

2.3.7.2 Bestehende Kontaktformulare bearbeiten
  • Klicke auf das Kontaktformular, das du bearbeiten möchtest.

  • Klicke auf das Stiftsymbol rechts, um das Formular zu bearbeiten. Das oben gezeigte Pop-up erscheint. Du kannst alle Felder, die unter 2.3.7.1 beschrieben sind, ändern.

  • Klicke auf das Kopieren-Symbol, um dieses Kontaktformular zu kopieren. Ein neues Kontaktformular öffnet sich, bei dem du alle Felder, die unter 2.3.7.1 beschrieben sind, ändern kannst. Die zu 'empfangende Mailbox' und der 'Pfad' müssen zwingend geändert werden, da das neue Formular einen eigenen Web-Link und einen eigenen Empfänger benötigt.

  • Klicke auf das Löschen-Symbol, um dieses Kontaktformular zu löschen.

  • Klicke auf das Export-Symbol weiter unten, um einen CSV-Log aller Kontaktanfragen für einen bestimmten Zeitraum zu exportieren.

2.3.8 Bestimmen des Administrators für Nutzer und Kontaktformulare
  • Der globale Admin kann lokale Admin Gruppen hinzufügen sowie Administratoren von Nutzern und Kontaktformularen bearbeiten. Für Details gehe zu '2.3.4.2.1 Lokale Admin Gruppe erstellen'.

  • Der Nutzer, der einen anderen Nutzer oder ein Kontaktformular erstellt, wird automatisch der Administrator von diesen. Genauer gesagt: Die Admin-Gruppe, in der dieser Nutzer Mitglied ist, wird der Administrator der erstellten Einheiten. Wenn der Nutzer ein globaler Admin ist, werden die erstellten Einheiten von einem globalen Admin administriert. Wenn der Nutzer ein lokaler Admin ist (z.B. Mitglied einer lokalen Admin Gruppe), wird diese lokale Admin Gruppe der Administrator.

  • Der globale Admin kann den Administrator einer Nutzers ändern, imdem er eine lokale Admin Gruppe unter 'Administriert von' auswählt.

  • Lokale Administratoren sehen nur die Nutzer und Kontaktformulare, die sie selbst administrieren.

  • Auch wenn eine Einheit von einem lokalen Admin administriert wird, hat der globale Admin weiterhin administrative Rechte für diese Einheiten.

  • Ein Kontaktformular wird immer von dem Administrator der empfangenden Mailbox administriert. Also wenn ein globaler Admin die empfangende Mailbox eines Kontaktformulars ändert, wird der Admin dieses Nutzers der Admin des Kontaktformulars.

2.3.9 Abonnement: Buche Zusatzfunktionen für deinen Tutanota Account


Abonnement

  • Klicke auf 'Upgrade', um von deinem Free Account zu Premium oder zu Pro zu wechseln. Gehe zu dem Screenshot unten, um den gesamten Upgrading-Prozess zu sehen.

Nach dem Upgrade kannst du außerdem diese 'Erweiterungen' hinzufügen:

  • Bitte beachte: Wenn du wieder auf die kostenlose Version zurückwechseln möchtest, musst du alle Erweiterungen zuvor deaktivieren. Dies bedeutet zum Beispiel, dass deine Aliasse deaktiviert werden müssen. Diese bleiben jedoch mit deinem Account vebrunden, so dass du sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder reaktivieren kannst, wenn du erneut upgradest.

  • 'Benutzer-Accounts': Du kannst deinen bestehenden Nutzer editieren, indem du auf das Stiftsymbol klickst. Du kannst weitere Benutzer hinzufügen, indem du auf das Plussymbol klickst.

  • 'Speicherkapazität': Klicke auf das Stiftsymbol, um ein Speicherpaket hinzuzufügen.

  • 'E-Mail-Aliasse': Klicke auf das Stiftsymbol, um ein Aliaspaket hinzuzufügen.

  • 'Gruppen': Klicke auf das Plussymbol, um einen lokalen Admin hinzuzufügen. Gehe zu '2.3.4 Gruppen: Lokaler Admin', um zu erfahren, wie man eine Gruppe erstellt.

  • 'Whitelabel': Klicke auf das Stiftsymbol, um deinem Account das Whitelabel-Paket hinzuzufügen. Das erlaubt dir, deinen Account anzupassen: Du kannst dich über deine eigene Webseite einloggen sowie das Logo und die Farben deinem Design entsprechend ändern.

  • 'Kontaktformulare': Nachdem du Whitelabel hinzugefügt hast, kannst du auch Kontaktformulare auf deiner Webseite einbinden. Diese ermöglichen Besuchern deiner Webseite direkt Ende-zu-Ende verschlüsselt mit dir in Kontakt zu treten.

  • 'Account löschen': Hier kannst du deinen Account löschen. Deine Tutanota E-Mail-Adresse und Aliasse werden gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Wenn du deine Tutanota E-Mail-Adresse(n) in einem anderen Account weiterbenutzen möchtest, ist es wichtig hier die 'E-Mail-Adresse für die Übernahme' einzugeben. Dann kannst du bei dem angegebenen Übernahme-Account die gelöschten Adressen als Aliasse hinzufügen.


Upgrade

  • Wähle aus, ob du Tutanota privat oder geschäftlich nutzen möchtest. Diese Unterscheidung wird aus Steuergründen benötigt.

  • Wähle aus, ob du 'Jährlich' oder 'Monatlich' zahlen möchtest. Wenn du 'Jährlich' wählst, bekommst du zwei Monate kostenlos.

  • Klicke bei dem gewünschten Paket auf 'Auswählen'. Dies leitet dich zum Bezahlvorgang weiter.


Bezahlung

  • Wähle die Zahlungsmethode: Kreditkarte oder PayPal. Bitte beachte: Wenn du Tutanota geschäftlich nutzt, gibt es auch die Zahlmöglichkeit 'auf Rechnung'. Die Rechnung wird dir an deinen Tutanota-Account geschickt und muss innerhalb von zwei Wochen beglichen werden. Falls wir keine Zahlung erhalten, schicken wir dir zwei Erinnerungen bevor der Account geschlossen wird.

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Bestätigung

  • Sobald alle Bezahldaten eingegeben sind, wird dir eine Übersicht angezeigt.

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Alle Premiumfunktionen auf einen Blick

Wie kann ich Tutanota mit meiner eigenen Domain nutzen?

Nach dem Upgrade kannst du ganz einfach so viele eigene Domains zu Tutanota hinzufügen, wie du möchtest. Füge deine Domain einfach unter 'Einstellung' → 'Globale Eintellungen' → 'Eigene E-Mail-Domains' hinzu. Unsere FAQ erklären, wie du deine Domain konfigurierst.

Wie kann ich Tutanota für meine eigene Domain whitelabeln?

Tutanotas Whitelabel-Funktion ermöglicht dir Tutanota mit deiner eigenen Domain zu nutzen, den Login-Link zu Tutanota auf deine eigene Webseite zu setzen sowie Logos und Farben entsprechend deinem Design anzupassen. Du findest Details dazu, wie du Whitelabel konfigurierst in unseren FAQ und unter '2.3.6 Whitelabel' in diesem How-to.

Wie kann ich Alias-E-Mail-Adressen zu Tutanota hinzufügen?

E-Mail-Aliasse sind zusätzliche E-Mail-Adressen, die du mit deiner Mailbox nutzen kannst ohne zwischen verschiedenen Accounts wechseln zu müssen.

Gehe zu 'Einstellungen' → 'E-Mail' → 'E-Mail-Aliasse'. Klicke auf 'Aliasse anzeigen', um Alias-Adressen zu deinem Account hinzuzufügen oder um diese zu aktivieren/deaktivieren. Klicke auf das Plus-Symbol, um Aliasse hinzuzufügen. Ein Pop-up öffnet sich, in dem du deine gewünschte Alias-Adresse eintragen kannst. Über den Button mit den drei Punkten kannst du die Domain für deinen Alias auswählen. Dies kann eine Tutanota-Domain oder eine eigene Domain sein, die du deinem Premium-Account hinzugefügt hast.

Bitte beachte: Aliasse mit einer Tutanota-Domain können nur deaktiviert werden. Deaktivierte Aliasse bleiben mit deinem Account verknüpft, falls du sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren möchtest. Wenn du deine eigene Domain benutzt, kannst du Aliasse deiner eigenen Domain löschen und neue erstellen.

Du kannst den Default-Absender unter 'Einstellungen' → 'E-Mail' → 'Standard-Absender' festlegen. Dies macht die Alias-Adresse zur sendenden E-Mail-Adresse. Die Tutanota-Adresse bleibt aber die Hauptadresse des Accounts (Name im Tab), was nicht geändert werden kann.

Wie kann ich Benutzer zu Tutanota hinzufügen

Zusätzlich zu Aliassen kannst du auch vollständige Benutzeraccounts hinzufügen. Der Unterschied ist, dass diese Nutzer eine separate Mailbox mit ihrem eigenen Login benutzen. Alle Nutzer können dieselbe Domain oder verschiedene Domains, die du deinem Tutanota Account hinzugefügt hast, nutzen.

Benutzer kosten 1€ pro Nutzer pro Monat im Premium-Paket oder 2€ pro Nutzer pro Monat im Whitelabel-Paket. Unter Preise findest du Details.

Unter '2.3.3 Benutzerverwaltung' erklären wir im Detail, wie du Benutzer zu deinem Account hinzufügen und verwalten kannst.

Wie kann ich Passwörter für meine Bentzer zurücksetzen?

Während wir von Tutanota aus Sicherheitsgründen keine Passwörter zurücksetzen können, können Premiumnutzer die Passwörter ihrer selbst hinzugefügten Benutzer ganz einfach zurücksetzen. Falls du dein Passwort vergessen hast, aber noch eingeloggt bist, kannst du ebenso einen weiteren Benutzer hinzufügen und diesem Admin-Status zuteilen. Dann kann der neue Nutzer das Passwort des ursprünglichen Nutzers zurücksetzen. Du hast dann sozusagen deinen eigenen Account selbst resettet.

Bei diesem Prozess bleiben sogar die alten E-Mails erhalten, da das Passwort den privaten Schlüssel über eine Induktion schützt. Lies auf unserem Blog, wie Tutanotas innovatives Schlüsselhandling funktioniert.

Zum Zurücksetzen des Passworts eines anderen Benutzers, gehe einfach zu 'Einstellungen' → 'Benutzerverwaltung' in deinem Admin-Account. Klicke auf den betroffenen Nutzer, klicke auf das Stiftsymbol neben 'Passwort' und gib ein neues Passwort für diesen Nutzer ein. Das neue Passwort kann sofort genutzt werden.

Wie kann ich ein verschlüsseltes Kontaktformular zu meiner Webseite hinzufügen

Das verschlüsselte Kontaktformular von Tutanota ist perfekt, wenn du möchtest, dass Besucher deiner Webseite direkt und vertraulich mit dir in Kontakt treten können. Dies ist für alle Webseiten interessant, die ihren neuen Kunden einen automatisch Ende-zu-Ende verschlüsselten Erstkontakt ermöglichen wollen. Alle Kontaktanfragen, die über das Tutanota Kontaktformular kommen, werden automatisch Ende-zu-Ende verschlüsselt an deine Tutanota-Mailbox geschickt.

Unter '2.3.7 Kontaktformulare' erklären wir im Detail wie du ein verschlüsseltes Kontaktformular zu deiner Webseite hinzufügen kannst.

Wie suche ich in meiner verschlüsselten Mailbox?

Um die Suche zu nutzen, stelle bitte sicher, dass du dich über unseren neuen Mail-Client eingeloggt hast.

Zum Suchen kannst du den Shortcut F klicken oder das Suchfeld per Maus ansteuern.

Das Suchfeld ist in der oberen Menüleiste links von 'E-Mails' zu sehen. Gib hier einfach deinen Suchbegriff ein. Wenn du deine E-Mails durchsuchst, kannst du einen Suchvorschlag anklicken. Dann wechselst du in die detaillierte Suchmaske und kannst gezielter suchen. Einstellbar sind der Zeitraum, das Feld sowie die Ordner, die durchsucht werden sollen.

Bitte beachte: Da man nur E-Mails und Kontakte durchsuchen kann, ist das Suchfeld nicht eingeblendet, wenn du dich in den 'Einstellungen' befindest.

Wie kann ich ein Alias- oder Speicherpaket abbestellen?

Stelle vor dem Abbestellen von Alias- oder Speicherpaketen sicher, dass in deinem Account höchstens fünf Aliasse aktiviert sind und dass der verbrauchte Speicher weniger als 1 GB beträgt.

Gehe dann zu 'Einstellungen' → 'Abonnement'. Klicke auf das Stift-Symbol neben 'E-Mail-Aliasse' oder 'Speicherkapazität'. Ein Pop-up mit allen Optionen öffnet sich. Das derzeit ausgewählte ist rot umrandet. Klicke auf das kostenlose Paket oben links (0 €) und bestätige die Auswahl mit 'Kaufen'. Damit ist das kostenpflichtige Paket durch ein kostenloses Paket ersetzt worden, sprich abbestellt.

Wie kann ich Posteingangsregeln nutzen, um in meiner Mailbox E-Mails automatisch zu filtern?

Wenn du dich in der 'E-Mails'-Ansicht deiner verschlüsselten Tutanota Mailbox befindest, kannst du auf den Sender einer E-Mail klicken. Ein Pop-up öffnet sich, das dir die Optionen 'Kontakt anzeigen', 'Regel anlegen' oder 'Spam-Regel hinzufügen' anzeigt. Wähle 'Regel anlegen'. Ein Pop-up mit drei Optionen erscheint: 'Feld', 'Wert' und 'Ziel-Ordner'.

  • Feld: Klicke auf das Stiftsymbol, um das zu benutzende Feld für diese Regel festzulegen: 'Absender', 'An-Empfänger', 'Cc-Empfänger', 'Bcc-Empfänger', 'Betreff enthält' oder 'Header enthält'.
  • Wert: Gib den Text ein, beispielsweise eine E-Mail-Adresse, eine Domain oder möglicher Inhalt für den Betreff oder den Header. Gehe ‘1. Login, Shortcuts & Header Informationen’, um herauszufinden, wie du Header in Tutanota anzeigen kannst.
  • Ziel-Ornder: Klicke auf das Stiftsymbol, um festzulegen, in welchen Ordner die eingehenden Mails automatisch einsortiert werden sollen.

Alternativ kannst du zu 'Einstellungen' → 'E-Mail' → 'Posteingangs-Regeln' gehen. Klicke auf 'Regeln anzeigen' und dann auf das Plus-Symbol. Dasselbe Pop-up wie oben beschrieben öffnet sich.

Gibt es ein Sonderangebot für gemeinnützige Organisationen?

Ja, wir bei Tutanota sind davon überzeugt, dass jeder ein Recht darauf hat seine privaten Daten zu schützen. Unsere Partner Stifter-helfen und tech-soup ermöglichen es gemeinnützigen Organisationen Tutanota Premium kostenlos zu nutzen. Bitte schaue in unseren FAQ, ob deine gemeinnützige Organisation den Kriterien entspricht.

Wenn deine gemeinnützige Organisation sich nicht für diese Software-Spende qualifiziert, kannst du Tutanota Premium direkt von uns zum halben Preis bekommen. Bitte kontaktiere uns dazu. Du kannst auf unserem Blog Details zu unserem Sonderangebot für gemeinnützige Organsiationen lesen.


Tutanota - dein Open Source E-Mail-Service

Tutanota ist als Open Source Software auf GitHub publiziert. Auf GitHub kannst du unseren Code prüfen, Funktionen hinzufügen und Bugs melden.