How-to für deinen sicheren E-Mail-Service
Unser detailliertes How-to erklärt alles, was du über deine verschlüsselte Mailbox wissen musst.

Allgemeines

Login, Shortcuts & Header-Informationen

Tutanota Login

  • Hier kannst du dich in den neuen Beta-Mail-Client einloggen.
  • Bitte gib deine vollständige E-Mail-Adresse und dein Passwort an und klicke auf 'Anmelden'.
  • Wenn du bei 'Passwort speichern' ein Häkchen setzt, wird dein Passwort im Browser gespeichert. Wähle diese Option nur, wenn du dein eigenes Gerät verwendest.
  • Klicke auf 'Mehr', um weitere Optionen zu sehen. Klicke auf 'Registrieren', um einen neuen E-Mail-Account zu registrieren, und auf 'Farben wechseln', um das Darktheme (siehe Screenshot oben) zu nutzen.
  • Wenn du dein Passwort im Browser gespeichert hast, gibt es noch zwei weitere Optionen unter 'Mehr': Mit einem Klick auf 'Anderer Account' kannst du dich mit einer anderen Tutanota Mail-Adresse anmelden. Mit einem Klick auf 'Zugangsdaten löschen' kannst du das zuvor im Browser gespeicherte Passwort löschen.

Tutanota shortcuts

  • Tutanota unterstützt zahlreiche Shortcuts. Du kannst alle verfügbaren Shortcuts in jedem Tutanota-Fenster sehen, indem du auf F1 (fn+F1) klickst. Außerdem kannst du Shortcuts nutzen, um eine HTML-E-Mail zu designen, bspw. Strg+b, Strg+i, Strg+u.
  • Header-Informationen: Du kannst dir die Header-Informationen jeder E-Mail anzeigen lassen, indem du auf Strg+h klickst.
  • Tutanota entfernt Header-Informationen von gesendeten E-Mails, um deine Privatsphäre zu schützen.
  • Wenn der technische Sender von der Header-Information abweicht, zeigt dir Tutanota eine Warnung an. Die unterschiedlichen Sender-Informationen können ein Hinweis sein, dass die E-Mail von einem Betrüger geschickt wurde.
Wie funktioniert die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bei Tutanota?

Es ist nicht nötig, dass du die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivierst. Allerdings ist es zu empfehlen, da 2FA deinen Tutanota Account gegen fremden Zugriff absichert.

Zweiten Faktor registrieren

Du kannst deinen zweiten Faktor mit deinem Tutanota-Account in "Einstellungen" -> "Anmeldung" verknüpfen. Als Admin kannst du zweite Faktoren für Benutzer-Accounts in "Einstellungen" -> "Benutzerverwaltung" hinterlegen.

  • Wir unterstützen im Moment: Sicherheitsschlüssel (U2F), z.B. Yubikey. U2F wird im Moment von Chrome und Opera unterstützt.
  • TOTP mit einer Authenticator App, z.B. Google Authenticator oder Authy.
  • Wir planen demnächst weitere Methoden zu unterstützen. Bitte lass uns über Social Media wissen, welche du möchtest!

Zweite Faktoren können von Admins und "normalen" Benutzern hinzugefügt, aber nur von Admins entfernt werden.

Bitte beachte: Wenn du deinen zweiten Faktor verlierst, kannst du dich nicht mehr in deinen Account einloggen. Um dem vorzubeugen, kannst du mehrere zweite Faktoren zu deinem Account hinzufügen and außerdem deinen Wiederherstellungs-Code sicher aufbewahren, der dir beim Anlegen eines Zweiten Faktors angezeigt wird.

Mit zweitem Faktor authentifizieren

Während des Logins musst du dich mit einem deiner zweiten Faktoren authentifizieren. Alternativ ist es auch möglich die Session von einem anderen eingeloggten Client aus zu bestätigen. Falls dein Browser deinen zweiten Faktor nicht unterstützt, kannst du die Session nur von einem anderen Client aus bestätigen.

Wie setze ich meine Zweiten Faktoren zurück, wenn ich sie verloren habe?

Du kannst deine Zweiten Faktoren zurücksetzen, wenn du deinen Wiederherstellungs-Code hast. Du kannst dir diesen in "Einstellungen" -> "Login" ansehen und auch aktualisieren.

Wenn du deine Zweiten Faktoren verloren hast, klicke auf "Mehr" -> "Zugangsdaten verloren" auf der Login-Seite. Dort musst du deinen Wiederherstellungs-Code und dein Passwort angeben, um alle deine Zweiten Faktoren zu löschen.

Wie kann ich mein Passwort oder zweiten Faktor zurücksetzen?

Wenn du einen neuen Account registrierst, stelle bitte sicher:

  • Dass du dein Passwort aufschreibst und sicher aufbewahrst.

  • Dass du deinen Wiederherstellungscode aufschreibst, um sicherzustellen, dass du niemals den Zugang zu deinem Tutanota Account verlierst.

Wenn es bereits zu spät ist und du dich nicht mehr einloggen kannst, prüfe bitte folgendes:

  • Hast du deine E-Mail-Adresse mit dem korrekten Domain-Kürzel, z.B. ".de" oder ".com", angegeben?

  • Ist die Feststelltaste deiner Tastatur aktiviert?

  • Wird die Zeit auf deinem TOTP-Gerät wird korrekt synchronisiert (dies ist nur wichtig, wenn die Authentifizierung mit TOTP fehlschlägt)?

Wir haben keinerlei Zugriff auf dein Passwort und können deinen zweiten Faktor nicht modifizieren. Jedoch gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Zugang zu deiner Mailbox zurückzubekommen, wenn du dein Passwort oder deinen zweiten Faktor verloren hast.

*Es gibt einen Administrator

Wenn du ein Mitarbeiter einer Organisation oder eines Unternehmens bist, das die Bezahlversion von Tutanota nutzt, kannst du deinen Administrator bitten dein Passwort zurückzusetzen. Administratoren können die Passwörter von Nutzern und anderen Admins zurücksetzen. Wenn du absolut sicher gehen willst, deinen Premium-Account nie zu verlieren, ist es am besten, einen zweiten Nutzer als Admin hinzuzufügen.

Es gibt einen Wiederherstellungscode

Hast du deinen Wiederherstellungscode aufgeschrieben? Wenn ja, kannst du dein Passwort oder deinen zweiten Faktor mit deinem persönlichen Wiederherstellungscode zurücksetzen, indem du auf Mehr > Passwort vergessen auf der Login-Seite klickst.

Du kannst deinen Widerherstellungscode unter Settings >Login ansehen und aufschreiben. Auf unserem Blog gibt es weitere Informationen zu dieser innovativen Funktion.

Ich kann beweisen, dass ich der Besitzer eines Accounts bin

Kannst du beweisen, dass du der Besitzer einer Tutanota-Mailbox bist? Wir können die E-Mail-Adresse als Alias zu einem neuen Account hinzufügen. Dies werden wir in Rechnung stellen 30 €, da dies einen manuellen Aufwand für unser Support-Team bedeutet. Du musst außerdem einen neuen Premium- oder Pro-Account erstellen, dem die Alias-Adresse hinzugefügt werden soll.

Schreib uns mit diesen Informationen, um zu beweisen, dass dies dein Account ist:

  • E-Mail-Adresse des ursprünglichen Accounts
  • Erstellungsdatem des ursprünglichen Accounts
  • Datum des letzten erfolgreichen Einloggens in den ursprünglichen Account
  • Datum der letzten Transaktion des ursprünglichen Accounts (nur für zahlende Kunden)
  • E-Mail-Adresse deines neuen Premium-Accounts

E-Mails

Navigationsmenü: E-Mails und Ordner

Abhängig von der Breite deines Browsers zeigt Tutanota dir die Ornder-Liste, die E-Mail-Liste sowie die ausgewählte E-Mail an.

Mail folders

  • Füge Ordner hinzu, indem du auf das Plussymbol in der Ordneransicht klickst. Ein Pop-up öffnet sich, in das du einen Ordner-Namen eintragen kannst. Der neue Ordner wird alphabetisch unter 'Deine Ordner' sortiert. Du kannst so viele Ordner hinzufügen, wie du benötigst.
  • Um den Ordner später zu bearbeiten, klicke auf den Ordner. Klicke auf die drei Punkte neben dem Ordner. Du kannst diesen 'umbenennen' oder 'löschen'.
  • Bitte beachte: Wenn du einen Ordner löschst, werden alle enthaltenen E-Mails sofort physikalisch gelöscht. Bitte prüfe, dass du den richtigen Ordner ausgewählt hast, bevor du auf 'löschen' klickst.
  • Wenn du dich im Ordner 'Papierkorb' oder 'Spam' befindest, kannst du mit dem Symbol neben dem Ordnernamen den gesamten Ordner leeren. Die E-Mails in diesem Ordner werden dann sofort physikalisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
  • Spam-Ordner: Tutanota schickt E-Mails mit Spamverdacht direkt in diesen Ordner. Wenn du eine Mail aus diesem Ordner löschst, wird sie nicht in den Papierkorb verschoben sondern physikalisch gelöscht.
Multiselect, Drag & Drop, ungelesen markieren

Multi select

  • Du kannst die Multiselect-Funktion am Desktop (drücke Shift oder Strg während des Auswählens) und auf mobilen Geräten verwenden.
  • Ausgewählte Mails können per Drag & Drop verschoben werden.
  • Ausgewählte Mails können mit den Symbolen rechts bearbeitet werden: 'Verschieben', 'Löschen', oder du klickst auf die drei Punkte für folgende Optionen: 'Ungelesen' markieren, 'Gelesen' markieren oder 'Exportieren'.
  • In den Apps kannst du Mails nach links verschieben, um sie zu löschen. Wenn du Mails nach rechts schiebst, gehen sie direkt ins Archiv.
Mail-Menü

Mail menu items

Wenn du eine E-Mail auswählst, werden diese Symbole ganz oben angezeigt.

  • Um eine neue Mail zu schreiben, klicke einfach das rote Stift-Symbol unten rechts. Shortcut: Klicke N.
  • Das obere Mail-Menü beinhaltet folgende Optionen:
    • Pfeil nach links = antworten. Shortcut: Klicke R.
    • Doppelter Pfeil nach links = allen antworten. Shortcut: Klicke ⇧ + R.
    • Pfeil nach rechts = weiterleiten
    • Ordnersymbol = verschiebe diese E-Mail in einen Ordner. Wenn du dieses Symbol anklickst, öffnet sich deine gesamte Ordner-Liste. Du kannst E-Mails auch über Drag & Drop verschieben, oder in den Apps mit rechts und links sliden.
    • Löschensymbol = Die Mail wird in den Papierkorb verschoben.
    • Drei Punkte = Du kannst die Mail als ungelesen markieren oder exportieren.
  • Wenn du eine Mail als PDF ausdrucken möchtest, kannst du die Druckfunktion des Browsers benutzen.

Sender

  • In einer geöffneten E-Mail kannst du den Absender anklicken. Ein Pop-up öffnet sich. Du kannst auf 'Kontakt erstellen' klicken, um diesen Kontakt im Adressbuch zu speichern und zu bearbeiten.
  • Außerdem kannst du eine 'Regel erstellen' (Premium-Feature) oder eine 'Spam-Regel hinzufügen', um E-Mails von diesem Absender in Zukunft automatisch in einen bestimmten Ordner zu verschieben.

Add rule

  • Als Premium-Nutzer kannst du außerdem für diesen Kontakt eine 'Regel anlegen', so dass beispielsweise alle Mails von diesem Sender in einen bestimmten Ordner geschickt werden. Mehr Details zu 'Inboxregeln' gibt es unter 'E-mail'.

Senden von Mails

Write a mail

Eingeklapptes Mail-Fenster.

  • Klicke auf das rote Stiftsymbol unten recht, um eine neue Mail zu verfassen.
  • Wenn du eine Mail-Adresse in das 'An'-Feld eingibst, zeigt dir Tutanota passende Mail-Adressen aus deinem Adressbuch. Du kannst 'Enter' klicken, um die erste angezeigt Mail-Adresse auszuwählen.
  • Sobald du eine Mail-Adresse eingegeben hast, erscheint der 'Vertraulich'-Button in der Betreffzeile. Klicke darauf, wenn diese Mail nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt sein soll. Du kannst auch die Default-Einstellung verschlüsselt/nicht verschlüsselt für neue Mails festlegen. Gehe dazu hier in deine Settings→ 'Standard-Übertragung'. E-Mails an andere Tutanota-Nutzer werden immer Ende-zu-Ende verschlüsselt verschickt.
  • Unter der Empfänger-Mail-Adresse einer verschlüsselten Mail fügst du das Passwort für den Empfänger hinzu, das du dem Empfänger auf einem anderen Weg mitteilen musst.
  • Du kannst Dateien hinzufügen, indem du das Dateisymbol in der Betreffzeile anklickst oder indem du Drag & Drop verwendest.
  • Du kannst deine Mail schreiben. Wenn du 'Senden' klickst, verschlüsselt Tutanota automatisch Betreff, Inhalt und alle Dateien.

Write a mail

Ausgeklapptes Mail-Fenster.

  • Klicke auf 'Anzeigen' im 'An'-Feld, um mehr Felder anzuzeigen. Nach dem Vergrößern kannst du Cc- und Bcc-Empfänger hinzufügen.
  • Wenn du unter Einstellungen eine Alias-E-Mail-Adresse hinzugefügt hast, kannst du hier auch die Mail-Adresse ändern, von der du die Mail verschicken möchtest. Klicke dazu auf das Stiftsymbol neben der 'Absender'-Mail-Adresse. Du kannst den Default-Absender hier in den Settings→ 'Standard-Absender' festlegen. Dies macht die Alias-Adresse zur sendenden E-Mail-Adresse. Die Tutanota-Adresse bleibt aber die Hauptadresse des Accounts (Name im Tab), was nicht geändert werden kann.
  • Externe Empfänger einer Ende-zu-Ende verschlüsselten E-Mail erhalten eine Benachrichtigungsmail von deiner Tutanota-Adresse. Du kannst die Sprache dieser Benachrichtigungsmail auswählen, indem du auf das Stiftsymbol ganz rechts klickst (hier wurde Englisch ausgewählt).

Kontakte

Einstellungen des Benutzers

Anmeldung

Login

'Anmeldung' zeigt dir verschiedene Informationen über deinen Tutanota Account an.

  • 'Zugangsdaten': Du kannst deine E-Mail-Adresse und dein Passwort prüfen. Wenn du auf das Stiftsymbol neben 'Passwort' klickst, kannst du dein Passwort ändern. Bitte notiere dein Passwort an einem sicheren Ort, da wir es nicht zurücksetzen können.
  • 'Zwei-Faktor-Authentifizierung': Klicke auf das Plussymbol rechts, um einen zweiten Faktor hinzuzufügen. Tutanota unterstützt UTF und TOTP. Sobald du zweite Faktoren hinzugefügt hast, werden alle hier angezeigt. Du kannst diese wieder löschen, indem du auf das Kreuz neben dem jeweiligen zweiten Faktor klickst.
  • Aktiviere das Speichern von Sessions, um zu prüfen, wer sich in deinen Tutanota Account eingeloggt hat. Diese Information wird verschlüsselt gespeichert und nach einer Woche automatisch gelöscht.
  • 'Aktive Sessions': Dies zeigt dir die IP-Adresse, mit der du derzeit eingeloggt bist. Wir speichern diese Informationen ausschließlich verschlüsselt, so dass nur du selbst darauf zugreifen kannst. Von hier kannst du remote Sessions schließen, beispielsweise wenn du dein Smartphone verloren hast und darauf noch eingeloggt bist.
  • 'Geschlossene Sessions': Klicke auf 'Anzeigen', um zu sehen von wo du dich kürzlich eingeloggt hast. Dies lässt dich prüfen, ob jemand anderes versucht hat, auf deinen Tutanota-Account zuzugreifen.
E-Mail

E-Mails senden

Hier kannst du konfigurieren, wie du deine Mails verschicken möchtest.

  • 'Standard-Absender': Alle Mails, die du verschickst, werden von dieser E-Mail-Adresse verschickt. Wenn du Alias-Adressen hinzugefügt hast, kannst du hier den Standard-Absender ändern, indem du auf das Stiftsymbol klickst. Du kannst den Absender auch beim Verfassen einer einzelnen Mail ändern.
  • 'Absendername': Dies ist der Name, der allen gesendeten Mails hinzugefügt wird. Du kannst diesen ändern, indem du auf das Stiftsymbol klickst.
  • 'E-Mail-Signatur': Klicke auf das Stiftsymbol. Du kannst entweder die 'Standard'-Signatur wählen, oder eine 'eigene' formulieren oder 'keine' auswählen.
  • 'Standard-Übertragung': Klicke auf das Stiftsymbol, um auszuwählen, ob neue Mails stets Ende-zu-Ende verschlüsselt ('vertraulich') oder nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt ('nicht vertraulich') verschickt werden sollen. Du kannst dies auch bei jeder neu verfassten Mail ändern.
  • 'Formatierung': Klicke auf das Stiftsymbol, um auszuwählen, ob alle Mails mit HTML-Formatierung oder konvertiert zu 'plain text' verschickt werden sollen.
  • 'Kontakte erstellen': Klicke auf das Stiftsymbol, um auszuwählen, ob Kontakte beim Mail-Versand automatisch erstellt werden sollen ('Aktiviert') oder nicht ('Deaktiviert').
  • 'Suche in Mailbox': Klicke auf das Stiftsymbol, um auszuwählen, ob die Suchfunktion für deine verschlüsselte Mailbox 'deaktiviert' oder 'aktiviert' werden soll. Bitte beachte: Die Suche in Tutanota findet lokal auf deinem Gerät statt, da alle Daten auf unseren Servern verschlüsselt sind. Die Aktivierung der Suche benötigt Speicherplatz auf deinem Gerät und verbraucht zusätzlichen Traffic.

E-Maill Aliasse

  • 'E-Mail-Aliasse': Klicke auf 'Aliasse anzeigen', um Alias-Adressen zu deinem Account hinzuzufügen oder um diese zu aktivieren/deaktivieren. Klicke auf das Plus-Symbol, um Aliasse hinzuzufügen. Ein Pop-up öffnet sich, in dem du deine gewünschte Alias-Adresse eintragen kannst. Über den Button mit den drei Punkten kannst du die Domain für deinen Alias auswählen. Dies kann eine Tutanota-Domain oder eine eigene Domain sein, die du deinem Premium-Account hinzugefügt hast. Bevor dies möglich ist, wechsle bitte zu Premium oder kaufe ein Alias-Paket. Bitte beachte: Aliasse mit einer Tutanota-Domain können nur deaktiviert werden. Deaktivierte Aliasse bleiben mit deinem Account verknüpft, falls du sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren möchtest. Wenn du deine eigene Domain benutzt, kannst du Aliasse deiner eigenen Domain löschen und neue erstellen.

Posteingangsregeln

  • 'Posteingangs-Regeln' (Filter): Klicke auf 'Regeln anzeigen' und dann auf das Plus. Ein Pop-up mit drei Optionen öffnet sich: 'Feld', 'Wert' und 'Ziel-Ordner'.
    • Feld: Klicke auf das Stiftsymbol, um das zu benutzende Feld für diese Regel festzulegen: 'Absender', 'An-Empfänger', 'Cc-Empfänger', 'Bcc-Empfänger', 'Betreff enthält' oder 'Header enthält'.
    • Wert: Gib den Text ein, beispielsweise eine E-Mail-Adresse, eine Domain oder möglicher Inhalt für den Betreff oder den Header. Gehe ‘1. Login, Shortcuts & Header Informationen’, um herauszufinden, wie du Header in Tutanota anzeigen kannst.
    • Ziel-Ordner: Klicke auf das Stiftsymbol, um festzulegen, in welchen Ordner die eingehenden Mails automatisch einsortiert werden sollen. Bevor du Posteingangsregeln definieren kannst, wechsel bitte zu Premium.
  • 'Benachrichtigungen': Klicke auf 'Anzeigen' und auf das Plus. Ein Pop-up öffnet sich, in das du eine E-Mail-Adresse eingeben kannst, welche bei eingehenden Mails benachrichtigt werden soll.

Push-Benachrichtigungen

  • Mit Tutanota kannst du Push-Benachrichtigungen über andere E-Mail-Adressen oder über die Android und iOS Apps bekommen. Push wird auch an dein Handy geschickt, wenn du nicht in den Apps eingeloggt bist.
  • Um zu bearbeiten, welche E-Mail-Adressen und mobilen Geräte über neue E-Mails benachrichtigt werden sollen, klicke hier→ 'Benachrichtigungen'.
  • Du kannst auch deinem Browser in den Browsereinstellungen erlauben, dir Push-Benachrichtigungen zu schicken. Diese kommen nur, wenn du in einem Tab in Tutanota angemeldet bist.

Einstellungen für den Administrator

Benutzerverwaltung

User management

Unter 'Benutzerverwaltung' kannst du deine Account-Einstellungen verwalten. Als Premium-Nutzer kannst du hier außerdem weitere Nutzer hinzufügen und diese verwalten.

Neuen Nutzer erstellen

Klicke auf das Plussymbol in der unteren rechten Ecke. Ein Pop-up erscheint, in dem du den 'Namen', die 'E-Mail-Adresse' und ein 'neues Passwort' eintragen kannst.

Bitte beachte: Jeder Nutzer bekommt eine eigene Mailbox mit eigenem Login. Wenn du einfach nur eine weitere E-Mail-Adresse zu deiner Mailbox hinzufügen möchtest, kannst du einen Alias hinzufügen. Im Premium-Paket sind bereits 5 Aliase enthalten.

Bestehende Nutzer bearbeiten

Klicke unter 'Benutzerverwaltung' auf den Nutzer, den du bearbeiten möchtest.

  • Klicke auf das jeweilige Stiftsymbol, um den 'Absendernamen', das 'Passwort', den 'globalen Admin'-Status (Ja/Nein), 'Adminsitriert von' (Globaler Admin/Lokaler Admin), und den 'Zustand' dieses Nutzers (Aktiviert/Deaktiviert) zu ändern.
  • Globale Admins können die Benutzer, die sie zu ihrem Premium-Account hinzugefügt haben, administrieren und deren Passwörter ändern. Lokale Admins sehen nur die Benutzer, die ihnen zum Administrieren zugewiesen worden sind. Sie können nur von diesen Nutzern Passwörter ändern. Das Zurücksetzen von Passwörtern funktioniert nur innerhalb eines Premium-Accounts. Wir von Tutanota haben keinerlei Zugriff und können die Passwörter nicht zurücksetzen.

Management der Benutzer

  • 'Zwei-Faktor-Authentifizierung': Klicke das Plussymbol rechts, um einen zweiten Faktor für diesen Nutzer hinzuzufügen. Tutanota unterstützt UTF und TOTP. Hier werden alle hinzugefügten zweiten Faktoren dieses Nutzers angezeigt. Du kannst sie wieder löschen, indem du das Kreuzchen daneben klickst.
  • 'Gruppen': Klicke auf das Plussymbol, um diesen Nutzer einer Gruppe hinzuzufügen. Gehe zu Gruppen: Lokaler Admin für mehr Informationen dazu.
  • 'Kontaktformulare': Klicke auf das Plussymbol, um diesen Nutzer einem Kontaktformular hinzuzufügen. Gehe zu Kontaktformulare für mehr Informationen dazu.
  • 'E-Mail-Aliasse': Klicke auf 'Aliasse anzeigen', um E-Mail-Adressen zu diesem Nutzer hinzuzufügen oder um existierenden Aliasse zu aktivieren/deaktivieren.
  • 'Benachrichtigungen': Klicke auf 'Anzeigen', damit du alle E-Mail-Adressen und IDs von mobilen Geräten (über die Tutanota App) siehst, die Push-Benachrichtigungen bekommen, wenn in der Tutanota-Mailbox dieses Nutzers eine neue E-Mail eingeht. Du kannst einen Eintrag löschen, wenn eine bestimmte E-Mail-Adresse oder ein mobiles Gerät keine Benachrichtigungen mehr erhalten soll.
Globale Einstellungen

Globale Settings

  • 'Spam-Regeln': Klicke auf 'Anzeigen', um alle Spam-Regeln anzuzeigen. Klicke auf das Plussymbol, um eine Regel hinzuzufügen. Du hast die Möglichkeit zwischen 'Kein Spam', 'Immer Spam' und 'Verwerfen' zu wählen. Füge dann die E-Mail-Adresse oder Domain hinzu, auf die sich diese Regel beziehen soll. Mehr Details zur Konfiguration von Spam gibt es in unseren FAQ.
  • 'Eigene E-Mail-Domains': Klicke auf 'Anzeigen', um alle hinzugefügten eigenen Domains zu sehen. Klicke auf das Plussymbol, um weitere Domains hinzuzufügen. Du kannst so viele Domains hinzufügen, wie du benötigst. Details zum Nutzen der eigenen Domain gibt es auch in unseren FAQ. Neben jeder eigenen Domain ist ein Drei-Punkte-Symbol. Wenn du darauf klickst, kannst du ein 'Catch-All-Postfach' für diese Domain festlegen. Dies ist in der Regel dein Admin-Nutzer, kann aber auch jeder andere Nutzer sein, den du zu deinem Premium-Account hinzugefügt hast. Alle E-Mails, die an deine eigene Domain geschickt werden, die aber zu keiner existierenden E-Mail-Adresse passen, werden an das Catch-All-Postfach geschickt.
  • 'Sicherheit': Klicke auf das Stiftsymbol. Du kannst deine Nutzer zwingen, ihr Passwort jedes Mal zu ändern, nachdem du es für sie zurückgesetzt hast. Bitte beachte: Das Zurücksetzen von Passwörtern funktioniert nur innerhalb eines Premium-Accounts. Wir von Tutanota haben keinerlei Zugriff und können Passwörter nicht zurücksetzen.
  • 'Audit-Log': Dieser Log ist nur für den Admin des Tutanota Premium-Accounts sichtbar. Es beinhaltet wichtige administrative Aktionen, zum Beispiel wenn du einem deiner Nutzer einen zweiten Faktor hinzugefügt hast oder wenn du ein Passwort geändert hast.
Whitelabel

Whitelabel

  • Wenn du das Whitelabel-Upgrade buchst, kannst du den Tutanota-Login über deine eigene Domain (Subdomain) laufen lassen. Du kannst das Design von Tutanota anpassen (Stichwort: Corporate Identity) und sichere Kontaktformulare für deine Kunden erstellen.

  • 'Whitelabel-Domain': Klicke das Stiftsymbol, um die Whitelabel-Option für deine eigene Domain zu aktivieren. Ein Pop-up erscheint, in das du die folgenden Informationen eintragen kannst (siehe Screenshot):

Whitelabel aktivieren

* Wähle eine Subdomain deiner eigenen Domain, über die der Login zu Tutanota laufen soll. Dies muss eine Subdomain sein, eine Hauptdomain ist technische nicht möglich. Ändere den CNAME DNS-Eintrag für diese Domain, sodass er zu login.tutanota.com führt. Beachte, dass eine DNS-Änderung etwas dauert, bis sie ausgeführt wird.
* Lade deine SSL Zertifikatskette und
* den privaten SSL-Schlüssel deiner Domain hoch, um den Login zu Tutanota über deine Domain zu ermöchlichen. Beide müssen im PEM-Format vorliegen (base64 kodiert).
  • 'Eigenes Logo': Klicke das Stiftsymbol, um dein Logo hochzuladen. Es wird in der oberen linken Ecke angezeigt (38x280 Pixel), wenn du Tutanota über deine eigene Domain lädst.

Farben individualisieren

  • 'Eigene Farben': Klicke das Stiftsymbol, um die Farben deinem eigenen Design anzupassen. Wenn du keine Farben auswählst, wird das Default-Design von Tutanota benutzt.
  • 'Eigene Meta-Tags': Klicke auf das Stiftsymbol, um eigene Meta-Tags hinzuzufügen.
  • Jetzt kannst du deine eigene Domain im Browser öffnen und unter der eingetragenen Subdomain den Tutanota-Login mit deinem eigenen Logo und deinen eigenen Farben sehen.
Whitelabel: Wie kann ich mich in Tutanota von meiner eigenen Domain aus einloggen und mein eigenes Logo und Farben konfigurieren?

Wenn du das Whitelabel-Upgrade buchst, kannst du den Tutanota-Login auf deiner eigenen Domain (Subdomain) aktivieren, das Aussehen von Tutanota an deine eigenen Wünsche (z.B. Corporate Identity) anpassen und Kontaktformulare für deine Kunden anlegen. Auch bei vertraulichen Nachrichten an externe Empfänger werden diese auf die Whitelabel-Domain geführt. So geht's:

Vollständige Liste der möglichen Anpassungen:

  • Eigenes Logo setzen (wird auf deiner Whitelabel-Domain anstatt des Tutanota-Logos angezeigt angezeigt)
  • Eigene Farben setzen (werden deiner Whitelabel-Domain angezeigt)
  • Meta-Tags für die Tutanota-Anwendung auf deiner Whitelabel-Domain setzen, z.B. Titel und Social-Media-Texte
  • Eigenen Impressum-Link setzen (wird im "Mehr"-Menü auf der Login-Seite deiner Whitelabel Domain statt des Tutanota-Impressum-Links angezeigt)
  • Setzen einer eigenen Benachrichtigungs-E-Mail für externe Empfänger (bald verfügbar).

Dies musst du beachten, um das Whitelabel-Feature verwenden zu können:

  • Du benötigst deine eigene Whitelabel-Domain. Dies muss unbedingt eine Subdomain sein, eine Hauptdomain ist technisch nicht erlaubt. Die Domain darf auch nicht als E-Mail-Domain eingerichtet sein.
  • Du benötigst ein gültiges SSL-Zertifikat für deine Whitelabel-Domain und du musst dieses in Tutanota akutalisieren bevor es abläuft.

  • Wähle eine Subdomain deiner eigenen Domain aus, über die der Login von Tutanota erreichbar sein soll.

  • Setze den CNAME-Eintrag im DNS für diese Subdomain bei deinem Domain-Hoster auf "login.tutanota.com". Bitte beachte, dass es etwas dauern kann, bis sich die DNS-Änderungen auswirken.
  • Aktiviere den Tutanota-Login für die Domain, indem du hier die SSL-Zertifikatskette und den privaten Schlüssel für die Domain hochlädst. Beide müssen im PEM-Format (base64-kodiert) vorliegen. Die Schlüsseldatei muss in der ersten Zeile mit "-----BEGIN RSA PRIVATE KEY-----" oder "-----BEGIN PRIVATE KEY-----" beginnen. Die Zertifikatdatei muss in der ersten Zeile mit "-----BEGIN CERTIFICATE-----" beginnen. Um aus einzelnen Zertifikaten eine Zertifikatskette zu erstellen, erstelle eine Datei in einem Texteditor. Kopiere dann das Zertifikat deiner Domain hinein und darunter ein mögliches Zwischenzertifikat oder mehrere aus einem Zertifikats-Bundle, das du zusätzlich zu deinem Zertifikat erhalten hast. Deine Datei mit der Zertifikatskette könnte dann so aussehen:

    -----BEGIN CERTIFICATE-----
    (Dein SSL-certificate, z.B. aus der Datei dein_domain_name.crt)
    -----END CERTIFICATE-----
    -----BEGIN CERTIFICATE-----
    (Dein Zwischenzertifikat, z.B. aus intermediate.crt)
    -----END CERTIFICATE-----

  • Optional kannst du dein eigenes Logo hochladen, das anstelle des Tutanota-Logos angezeigt wird, wenn du Tutanota über deine eigene Domain lädtst.

  • Optional kannst du auch deine eigenen Farben konfigurieren, die ebenfalls angezeigt werden, wenn du Tutanota über deine eigene Domain lädtst.

Jetzt solltest du den Tutanota-Login mit deinem eigenen Logo und eigenen Farben sehen, wenn du im Browser deine eigene Domain öffnest. Zusätzlich kannst du nun Kontaktformulare buchen und anlegen ("Einstellungen" -> "Kontaktformulare"), über die du vertraulich erreicht werden kannst.

Bitte beachte, dass die Whitelabel-Anpassungen nicht in den mobilen Tutanota-Apps sichtbar sind.

Kontaktformular

Kontaktformular

Kontaktformulare ermöglichen es dir, vertraulich kontaktiert zu werden, da alle Nachrichten automatisch Ende-zu-Ende verschlüsselt werden.

Neues Kontaktformular erstellen

  • Klicke das Plussymbol in der unteren rechten Ecke. Ein Pop-up erscheint, das dich ein neues Kontaktformular erstellen lässt.

Kontaktformular erstellen

  • 'Empfangende Mailbox': Klicke das Nutzersymbol (links), um auszuwählen, welcher Nutzer alle über das Kontaktformular geschickten E-Mails erhalten soll.
  • 'Bearbeiter': Wenn du hier nichts einträgst, können die Kontaktanfragen an jeden Nutzer deiner eigenen Domain weitergegeben werden.
  • 'Pfad': Füge einen Pfad zu deinem Link hinzu, auf dem das Kontaktformular angezeigt werden soll.
  • 'Sprache': Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol, um eine andere Sprache zu deinem Kontaktformular hinzuzufügen (z.B. Englisch, Französisch, Spanisch). Besucher deiner Webseite bekommen automatisch die Sprache angezeigt, die sie in ihren Browser-Einstellungen definiert haben. Wenn du eine andere Sprache hinzugefügt hast, erscheint ein Kreuz-Symbol, mit dem du andere Sprachen, die du nicht mehr brauchst, löschen kannst.
  • 'Titel': Trage eine Überschrift für dein Kontaktformular ein, das auf der Webseite angezeigt wird. Ein Titel muss für alle hinzugefügten Sprachen eingetragen werden.
  • 'Kopfzeile', 'Fußzeile', 'Hilfe-Seite': Du kannst drei verschiedene Textfelder im Rich-Text-Format oder als HTML eintragen. Wechsle zwischen Richt-Text und HTML, indem du auf das Stiftsymbol rechts klickst. Der eingetragene Text wird bei deinem Kontaktformular angezeigt.

Bestehende Kontaktformulare bearbeiten

  • Klicke auf das Kontaktformular, das du bearbeiten möchtest.
  • Klicke auf das Stiftsymbol rechts, um das Formular zu bearbeiten. Das oben gezeigte Pop-up erscheint. Du kannst alle Felder, die hier beschrieben sind, ändern.
  • Klicke auf das Kopieren-Symbol, um dieses Kontaktformular zu kopieren. Ein neues Kontaktformular öffnet sich, bei dem du alle Felder, die hier beschrieben sind, ändern kannst. Die zu 'empfangende Mailbox' und der 'Pfad' müssen zwingend geändert werden, da das neue Formular einen eigenen Web-Link und einen eigenen Empfänger benötigt.
  • Klicke auf das Löschen-Symbol, um dieses Kontaktformular zu löschen.
  • Klicke auf das Export-Symbol weiter unten, um einen CSV-Log aller Kontaktanfragen für einen bestimmten Zeitraum zu exportieren.
Bestimmen des Administrators für Nutzer und Kontaktformulare
  • Der globale Admin kann lokale Admin Gruppen hinzufügen sowie Administratoren von Nutzern und Kontaktformularen bearbeiten. Für Details gehe zu 'Lokale Admin Gruppe erstellen'.
  • Der Nutzer, der einen anderen Nutzer oder ein Kontaktformular erstellt, wird automatisch der Administrator von diesen. Genauer gesagt: Die Admin-Gruppe, in der dieser Nutzer Mitglied ist, wird der Administrator der erstellten Einheiten. Wenn der Nutzer ein globaler Admin ist, werden die erstellten Einheiten von einem globalen Admin administriert. Wenn der Nutzer ein lokaler Admin ist (z.B. Mitglied einer lokalen Admin Gruppe), wird diese lokale Admin Gruppe der Administrator.
  • Der globale Admin kann den Administrator einer Nutzers ändern, indem er eine lokale Admin Gruppe unter 'Administriert von' auswählt.
  • Lokale Administratoren sehen nur die Nutzer und Kontaktformulare, die sie selbst administrieren.
  • Auch wenn eine Einheit von einem lokalen Admin administriert wird, hat der globale Admin weiterhin administrative Rechte für diese Einheiten.
  • Ein Kontaktformular wird immer von dem Administrator der empfangenden Mailbox administriert. Also wenn ein globaler Admin die empfangende Mailbox eines Kontaktformulars ändert, wird der Admin dieses Nutzers der Admin des Kontaktformulars.
Abonnement: Buche Zusatzfunktionen für deinen Tutanota Account

Buchung

  • Klicke auf 'Upgrade', um von deinem Free Account zu Premium oder zu Pro zu wechseln. Gehe zu dem Screenshot unten, um den gesamten Upgrading-Prozess zu sehen.

Nach dem Upgrade kannst du außerdem diese 'Erweiterungen' hinzufügen:

  • Bitte beachte: Wenn du wieder auf die kostenlose Version zurückwechseln möchtest, musst du alle Erweiterungen zuvor deaktivieren. Dies bedeutet zum Beispiel, dass deine Aliasse deaktiviert werden müssen. Diese bleiben jedoch mit deinem Account verbunden, sodass du sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder reaktivieren kannst, wenn du erneut zu Premium wechselst.
  • 'Benutzer-Accounts': Du kannst deinen bestehenden Nutzer editieren, indem du auf das Stiftsymbol klickst. Du kannst weitere Benutzer hinzufügen, indem du auf das Plussymbol klickst.
  • 'Speicherkapazität': Klicke auf das Stiftsymbol, um ein Speicherpaket hinzuzufügen.
  • 'E-Mail-Aliasse': Klicke auf das Stiftsymbol, um ein Aliaspaket hinzuzufügen.
  • 'Gruppen': Klicke auf das Plussymbol, um einen lokalen Admin hinzuzufügen. Gehe zu 'Gruppen: Lokaler Admin', um zu erfahren, wie man eine Gruppe erstellt.
  • 'Whitelabel': Klicke auf das Stiftsymbol, um deinem Account das Whitelabel-Paket hinzuzufügen. Das erlaubt dir, deinen Account anzupassen: Du kannst dich über deine eigene Webseite einloggen sowie das Logo und die Farben deinem Design entsprechend ändern.
  • 'Kontaktformulare': Nachdem du Whitelabel hinzugefügt hast, kannst du auch Kontaktformulare auf deiner Webseite einbinden. Diese ermöglichen Besuchern deiner Webseite direkt Ende-zu-Ende verschlüsselt mit dir in Kontakt zu treten.
  • 'Account löschen': Hier kannst du deinen Account löschen. Deine Tutanota E-Mail-Adresse und Aliasse werden gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Wenn du deine Tutanota E-Mail-Adresse(n) in einem anderen Account weiterbenutzen möchtest, ist es wichtig hier die 'E-Mail-Adresse für die Übernahme' einzugeben. Dann kannst du bei dem angegebenen Übernahme-Account die gelöschten Adressen als Aliasse hinzufügen.

Upgrade

  • Wähle aus, ob du Tutanota privat oder geschäftlich nutzen möchtest. Diese Unterscheidung wird aus Steuergründen benötigt.
  • Wähle aus, ob du 'Jährlich' oder 'Monatlich' zahlen möchtest. Wenn du 'Jährlich' wählst, bekommst du zwei Monate kostenlos.
  • Klicke bei dem gewünschten Paket auf 'Auswählen'. Dies leitet dich zum Bezahlvorgang weiter.

Bezahlen

  • Wähle die Zahlungsmethode: Kreditkarte oder PayPal. Bitte beachte: Wenn du Tutanota geschäftlich nutzt, gibt es auch die Zahlmöglichkeit 'auf Rechnung'. Die Rechnung wird dir an deinen Tutanota-Account geschickt und muss innerhalb von zwei Wochen beglichen werden. Falls wir keine Zahlung erhalten, schicken wir dir zwei Erinnerungen bevor der Account geschlossen wird.
  • Gib deine Bezahldaten ein.
  • Wähle das Land, in dem du wohnst.
  • Klicke auf 'Weiter'.

Bestätigen

  • Sobald alle Bezahldaten eingegeben sind, wird dir eine Übersicht angezeigt.
  • Prüfe die Zusammenfassung und klicke auf 'Kaufen', um die Bestellung abzuschließen.
Wie kann ich Tutanota in meiner Firma mit meiner eigenen Domain nutzen?
  1. Registriere einen Premium-Account hier. Der hier erstellte Benutzer-Account ist der erste Admin-Account. Sind weitere Benutzer-Accounts hinzugefügt, können alle - oder nur einige ausgewählte - ebenfalls als Admins konfiguriert werden. Admins können alle generellen Einstellungen ändern und Benutzer-Accounts verwalten, zum Beispiel auch ihre Passwörter ändern/zurücksetzen. Da wir bei Tutanota Passwörter grundsätzlich nicht zurücksetzen können, empfehlen wir mindestens einen zweiten Admin einzurichten. Somit kann auch für den ersten Admin das Passwort geändert werden, sollte es einmal verloren gehen.
  2. Füge deine Domain unter "Einstellungen" > "Globale Einstellungen" -> "Eigene E-Mail-Domain" hinzu. Dort ist auch eine Anleitung zu finden, wie der MX- und SPF-Eintrag konfiguriert werden muss, um ankommende SMTP-E-Mails an die Tutanota-E-Mail-Server zu senden.
  3. Erstelle weitere Benutzer-Accounts (sprich, Mailboxen) für deine Domain unter "Einstellungen" > "Benutzerverwaltung". Wenn du eine große Anzahl an Nutzern hast, kannst du eine CSV-Datei mit Nutzernamen, E-Mail-Adressen und optional dem Nutzerpasswort importieren. Dies ermöglicht dir alle Benutzer-Accounts automatisch in nur einem Schritt zu erstellen.
  4. Stelle den Nutzern die Passwörter zur Verfügung, sodass sie sich in ihre Postfächer einloggen können.

Einstellungen des lokalen Admins

Lokale Admin Gruppe erstellen

Lokaler Admin

  • Klicke auf das Plussymbol in der unteren recht Ecke. Ein Pop-up erscheint. Die Art der Gruppe kann gewählt werden: 'Lokaler Admin'. Wähle 'Lokaler Admin' aus, wenn du möchtest, dass einer deiner Nutzer (bspw. ein Projektmanager) alle Nutzer administriert, die an diesem Projekt mitarbeiten. Wähle einen Namen für diese Gruppe. Klicke auf OK. Du hast eine lokale Admin Gruppe erstellt. 'Bestehende lokale Admin Gruppe bearbeiten' erklärt, wie du dieser Gruppe Nutzer hinzufügen kannst.
Bestehende lokale Admin Gruppe bearbeiten

Local admin

  • Klicke auf die lokale Admin Gruppe, die du bearbeiten möchtest. Rechts erscheinen verschiedene Bearbeitungsoptionen:
    • 'Name': Klicke auf das Stiftsymbol, um den Namen der Gruppe zu ändern.
    • 'Administriert von': Lokale Admin Gruppen müssen von einem globalen Admin administriert werden.
    • 'Zustand': Klicke auf das Stiftsymbol, um diese Gruppe zu aktivieren/deaktivieren.
    • 'Gruppen-Mitglieder': Klicke auf das Plussymbol, um so viele Mitglieder wie gewünscht hinzuzufügen. Dies sollte mindestens einer sein, da die Gruppenmitglieder die lokalen Administratoren aller hinzugefügten zu administrierenden Gruppen/Nutzer sind.
    • 'Administrierte Gruppen': Diese Liste enthält alle Nutzer, die die lokalen Admins, die gerade unter 'Gruppen-Mitglieder' hinzugefügt worden sind, administrieren.
    • Logge dich mit dem Account des Gruppen-Mitglieds (hier: Bob) ein, um alle Einstellungsoptionen des lokalen Admins zusehen.
Logge dich mit dem lokalen Admin ein

Verwalten von Benutzern

Lokaler Admin

Gehe hier zu den Settings. Du siehst alle Nutzer, die dieser lokale Admin administriert. Bitte gehe zu 'Bestehende Nutzer bearbeiten', um alle verfügbaren Administrationsmöglichkeiten zu sehen.

Verwalten von Gruppen

Lokale Admin-Gruppe

  • Gehe hier zu den Settings.
    Klicke auf den lokalen Admin, den du verwalten möchtest.
  • Verwalten eines lokalen Admins: rechts gibt es verschiedene Optionen einen lokalen Admin zu verwalten. Der lokale Admin hat weniger Administrationsoptionen als der globale Admin, der diese Gruppe ursprünglich erstellt hat. Du kannst dies sehen, indem du die Adminoptionen mit denen des gobalen Admins unter 'Bestehende lokale Admin Gruppe bearbeiten' vergleichst.
    • 'Name': Klicke auf das Stiftsymbol, um den Namen der Gruppe zu ändern.
    • 'Zustand': Klicke auf das Stiftsymbol, um diese Gruppe zu aktivieren/deaktivieren.
    • 'Gruppen-Mitglieder': Klicke auf das Plussymbol, um so viele Mitglieder wie gewünscht hinzuzufügen. Dies sollte mindestens einer sein, da die Gruppenmitglieder die lokalen Administratoren aller hinzugefügten zu administrierenden Gruppen sind.
    • 'Administrierte Gruppen': Diese Liste enthält alle Nutzer, die die lokalen Admins, die gerade unter 'Gruppen-Mitglieder' hinzugefügt worden sind, administrieren. Hier kann der lokale Admin nichts hinzufügen.