Tutanota für Outlook ist als Addin vollständig in Microsoft Outlook integriert. So können Sie direkt aus Outlook heraus Ende-zu-Ende verschlüsselte E-Mails über Tutanota versenden und empfangen.

Wählen Sie Ihre Einstellungen

Wenn Sie Outlook zum ersten Mal mit dem Tutanota-Addin starten, öffnet sich der Einstellungsdialog. Diesen können Sie auch jederzeit über das Outlook-Menü 'Tutanota' → 'Einstellungen' öffnen.

Einstellungsdialog von Tutanota
Einstellungsdialog von Tutanota

Wählen Sie Ihre E-Mail-Adresse aus, die für Tutanota registriert ist.

Geben Sie Ihr Tutanota-Passwort ein. Das Passwort können Sie für den automatischen Login speichern (empfohlen). Nur wenn Sie in Tutanota eingeloggt sind, empfangen Sie mit Tutanota verschlüsselte E-Mails.

Sie können wählen, ob E-Mails als Standard vertraulich über Tutanota versendet werden sollen. Diese Einstellung können Sie auch direkt in jeder E-Mail, die Sie schreiben, wählen.

Wählen Sie Ihre Signatur, die in der Benachrichtigungs-E-Mail an externe Empfänger erscheinen soll.

Klicken Sie auf 'OK' und Sie werden eingeloggt.


Der vertrauliche Versand

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, sehen Sie den 'Nicht vertraulich'-Button oben links. Mit einem Klick darauf können Sie zwischen nicht vertraulichem Versand und vertraulichem Versand über Tutanota umschalten. E-Mails an Kollegen aus der eigenen E-Mail-Domain können ohne Tutanota versendet werden, da diese auf Ihrem eigenen Mail-Server bleiben.

So senden Sie wie bisher 'nicht vertraulich'
So senden Sie wie bisher 'nicht vertraulich'

Wenn Sie 'Vertraulich' ausgewählt haben, wird die gesamte E-Mail (Betreff, Inhalt und Anhänge) automatisch Ende-zu-Ende verschlüsselt über Tutanota versendet. Wenn der Empfänger ebenfalls bei Tutanota registriert ist, geschieht die gesamte Verschlüsselung völlig automatisch.

Vertrauliche E-Mail an Tutanota-Empfänger
Vertrauliche E-Mail an Tutanota-Empfänger

Wenn der Empfänger nicht bei Tutanota registriert ist (externer Empfänger), wird die E-Mail mit einem Passwort verschlüsselt. Dieses können Sie entweder automatisch per SMS übermitteln lassen oder selbst vergeben und übermitteln. Dieses Passwort wird für die gesamte Kommunikation mit dem Empfänger weiterverwendet. Sie sehen das Passwort jedes Mal, wenn Sie eine neue vertrauliche E-Mail an diesen Empfänger schreiben.

Wenn Sie den automatischen Passwortversand wählen, geben Sie bitte einmalig eine Mobilfunknummer des Empfängers ein. Wenn in Ihren Outlook-Kontakten bereits eine Nummer für den Empfänger hinterlegt ist, wird diese automatisch angezeigt und verwendet. Auch wenn Sie eine neue Nummer angeben, wird diese in dem Outlook-Kontakt gespeichert und beim nächsten Mal weiterverwendet. Wichtig: Mobilfunknummern bitte mit Ländercode angeben (+49).

Vertrauliche E-Mail an externen Empfänger, Passwortübertragung per SMS
Vertrauliche E-Mail an externen Empfänger, Passwortübertragung per SMS

Alternativ können Sie selbst ein vereinbartes Passwort eingeben, das Sie vorab mit dem Empfänger austauschen, z.B. per Telefon, SMS oder bei einem Treffen.

Vertrauliche E-Mail an externen Empfänger, vereinbartes Passwort
Vertrauliche E-Mail an externen Empfänger, vereinbartes Passwort

Dann klicken Sie wie gewohnt auf 'Senden'.


Empfang der externen Nachricht

Der externe Empfänger erhält in seinem Postfach eine Benachrichtigungs-E-Mail und klickt auf den Link 'Nachricht anzeigen'. Falls Sie in den Tutanota-Einstellungen eine Signatur angegeben haben, erscheint diese in dieser Benachrichtigungs-E-Mail.

Benachrichtigungs-E-Mail
Benachrichtigungs-E-Mail

Im Browser öffnet sich Tutanota unter https://app.tutanota.de

Passworteingabe als externer Empfänger
Passworteingabe als externer Empfänger

Falls Sie ein vereinbartes Passwort gewählt haben, kann der Empfänger dieses nun eintragen und seine verschlüsselte Mailbox anzeigen, in der die von Ihnen gesendete E-Mail liegt. Falls Sie den automatischen Passwortversand per SMS gewählt haben, kann sich der Empfänger das Passwort mit einem Klick auf 'Sende SMS' zusenden lassen. Das Passwort aus der SMS kann jetzt in der Webanwendung eingetragen werden. Zusätzlich befindet sich in der SMS ein Link, über den das Passwort alternativ mit einem Klick automatisch an die Webanwendung übertragen werden kann, wenn das Mobilgerät Internetzugang besitzt. Dann wird die Nachricht im Browser automatisch entschlüsselt.

Um das Passwort bei der nächsten E-Mail nicht wieder eingeben zu müssen, kann es im Browser gespeichert werden.

Jetzt erhält der Empfänger Zugriff auf Ihre verschlüsselt gesendete E-Mail. Auch alle zukünftig von Ihnen an den externen Empfänger gesendeten E-Mails werden hier angezeigt. Mit einem Klick auf den Anhang der E-Mail lädt der Browser diesen automatisch herunter. Der Empfänger kann die E-Mail exportieren und lokal abspeichern.

E-Mail anzeigen als externer Empfänger
E-Mail anzeigen als externer Empfänger

Der Empfänger kann aus dieser Mailbox verschlüsselt antworten (auch mit Anhang). Mit einem Klick auf 'Absenden' werden Betreff, Inhalt und Anhang automatisch verschlüsselt und dann an Sie versendet.

Antworten als externer Empfänger
Antworten als externer Empfänger


Empfang einer Tutanota-Nachricht in Outlook

In Ihrem Outlook erkennen Sie die verschlüsselt erhaltenen (und auch gesendeten) E-Mails an dem roten Tutanota-Symbol rechts oben. Die verschlüsselt empfangenen E-Mails werden nur dann in Ihr Outlook-Postfach übertragen, wenn Sie in Tutanota eingeloggt sind.

Empfangen einer vertraulichen Nachricht in Outlook
Empfangen einer vertraulichen Nachricht in Outlook


Tutanota-Passwort ändern

Klicken Sie bitte in Outlook im Menü auf 'Tutanota' → 'Passwort ändern'. Schließen Sie dann Outlook.

Link zum Ändern des Passwortes in Outlook
Link zum Ändern des Passworts in Outlook

Der Browser öffnet sich unter https://app.tutanota.de. Hier geben Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Tutanota-Passwort ein. Mit diesen Angaben können Sie auch auf alle Ihre mit Tutanota versendeten und empfangenen E-Mails zugreifen, wenn Outlook gerade nicht verfügbar sein sollte.

Unter 'Einstellungen' → 'Passwort ändern' geben Sie bitte Ihr altes Passwort ein. Danach können Sie ein neues Passwort wählen. Um Tippfehler zu vermeiden, geben Sie es bitte ein zweites Mal ein. Ein Klick auf 'Passwort ändern' und danach können sich wieder 'Abmelden'.

Tutanota-Passwort ändern
Tutanota-Passwort ändern

Anschließend starten Sie bitte Outlook. Es wird der Einstellungsdialog von Tutanota angezeigt, in den Sie das neue Passwort eintragen, damit Sie sich mit dem korrekten Passwort in Outlook einloggen können. Wenn Sie Outlook zuvor nicht geschlossen haben, öffnet sich der Dialog nicht automatisch. Klicken Sie bitte im Outlook-Menü auf 'Tutanota' → 'Einstellungen' und geben Sie Ihr neues Passwort ein. Mit einem Klick auf 'OK' werden Sie eingeloggt.