Ein detailliertes How-to für unseren sicheren E-Mail-Service Tutanota

Tutanota ist ein sicherer E-Mail-Service mit Android und iOS Apps, den ihr kostenlos nutzen könnt. Der Service kann intuitiv auf allen deinen Geräten benutzt werden. Trotz der Einfachheit erhalten wir immer mehr Anfragen zur Bedienung, ganz einfach weil die Nutzerzahlen von Tutanota so schnell steigen. Deshalb wollen wir hier im Detail erklären, wie Tutanota funktioniert, inklusive der einfachsten Schritte wie das Senden einer E-Mail.

Hauptmenü

Du kannst alle wichtigen Funktionen von Tutanota über das Hauptmenü erreichen.


Tutanota Hauptmenu

  • Wenn dein Browser auf Deutsch eingestellt ist, lauten die Menüpunkte so: 'E-Mails', 'Kontakte', 'Premium', 'Einladen', 'Einstellungen', 'Community', 'Abmelden'.

  • Die Menüpunkte 'E-Mails', 'Kontakte', 'Premium' und 'Einstellungen' werden weiter unten beschrieben.

  • Wenn du auf 'Einladen' klickst, öffnet sich eine bereits formulierte E-Mail, mit der du deine Freunde zu Tutanota einladen kannst. Bitte tu das! :)

  • Wenn du auf 'Community' klickst, öffnet sich unsere Webseite hier in einem neuen Tab und du kannst herausfinden, wie du bei unserem Open Source-Projekt mitmachen kannst. Wir freuen uns auf deine Unterstützung!

  • Wenn du auf 'Abmelden' klickst, meldest du dich ab. Bitte beachte: Wenn du das Passwort vorher im Browser gespeichert hast, bist du zwar abgemeldet, das Passwort bleibt aber gespeichert. Wenn du das rückgängig machen möchtest, melde dich ab und melde dich direkt wieder an, ohne eine Häkchen bei 'Passwort speichern' zu setzen. Danach meldet dich der Browser nicht mehr automatisch an.

E-Mails

Abhängig von der Breite deines Browsers zeigt dir Tutanota deine Ordner-Liste, deine E-Mail-Liste und die ausgewählte E-Mail.


E-Mail Ordner

  • Du kannst E-Mails per Drag & Drop in die gewünschten Ordner verschieben. In den Apps kannst du E-Mails nach links verschieben, um sie zu löschen. Wenn du E-Mails nach rechts schiebst, gehen sie direkt ins Archiv.

  • Du kannst am Desktop und in den mobilen Apps mehrere E-Mails auswählen. Halte dafür am Desktop Strg gedrückt, während du die E-Mails in der Liste anklickst. Danach kannst du alle ausgewählten E-Mails per Drag & Drop verschieben oder über die Buttons 'Verschieben' oder 'Löschen' verschieben.

  • Ordner hinzufügen: Bitte wähle den Ordner aus, unter dem du einen Unterordner anlegen möchtest. Klicke auf 'Bearbeiten' und 'Hinzufügen'. Ein Pop-up öffnet sich, in dem du den Ordner benennen kannst.

  • Um diesen Ordner später zu ändern, klicke auf den Ordner und dann auf 'Bearbeiten'. Du kannst den Ordner 'Umbennen' oder 'Löschen'.

  • Bitte Beachte: Wenn du einen Ordner löschst, werden alle E-Mails sofort in den 'Papierkorb' verschoben. Überprüfe bitte, dass du den richtigen Ordner ausgewählt hast, bevor du auf 'Löschen' klickst.

  • Wenn du dich im 'Papierkorb' befindest und auf 'Bearbeiten' und 'Löschen' klickst, werden alle E-Mails physikalisch gelöscht. Für diesen Vorgang kannst du auch auf 'Leeren' klicken. Physikalisches Löschen bedeutet, dass die E-Mails nicht wiederhergestellt werden können, nicht von dir und auch nicht von uns. Sie sind von unseren Servern gelöscht.

  • Spam: Tutanota leitet Spam-E-Mails direkt in den Spam-Ordner. Wenn du E-Mails im Spam-Ordner löschst, werden diese direkt physikalisch gelöscht. Außerdem kannst du eine Black- und Whitelist erstellen, um noch individueller SPAM zu filtern. Gehe dazu einfach auf 'Einstellungen' → 'Spam-Regeln'. Details dazu, wie du z.B. eine Blacklist konfigurieren kannst, findest du in unserem Support Forum.

Push-Benachrichtigung

  • Mit Tutanota kannst du Push-Benachrichtigungen von den Android und iOS Apps bekommen. Push wird auch an dein Handy geschickt, wenn du nicht in den Apps eingeloggt bist.

  • Du kannst auch deinem Browser in den Browsereinstellungen erlauben, dir Push-Benachrichtigungen zu schicken. Diese kommen nur, wenn du in einem Tab in Tutanota angemeldet bist.

Das Senden von E-Mails


Email Menüpunkte
Wenn du eine E-Mails auswählst, erscheinen darüber diese Optionen.

  • Die Menüpunkte 'Antworten', 'Weiterleiten', 'Löschen' und 'Neue E-Mail' sind selsterklärend.

  • Wenn du auf 'Verschieben' klickst, kannst du die ausgewählte Mail in alle verfügbaren Ordner verschieben oder sie als .eml-Datei exportieren.

  • Du kannst die E-Mails im Browser auch mit Drag & Drop verschieben. In den Apps geht das, indem du nach links (Papierkorb) oder rechts (Archiv) slidest.

  • Wenn Browser und App nicht synchronisieren, musst du dich einmal abmelden. Beim Anmelden werden alle Änderungen übernommen.

  • Wenn du eine E-Mail als PDF ausdrucken möchtest, kannst du die Druck-Funktion im Browser nutzen.


Schreiben einer E-Mail
Mit Tutanota kannst du jede E-Mail Ende-zu-Ende verschlüsselt verschicken.

  • Sobald du eine E-Mail-Adresse in das 'An'-Feld eingegeben hast, erscheint der 'Vertraulich'-Button. Klicke auf ihn, um auszuwählen, ob diese E-Mail Ende-zu-Ende verschlüsselt oder nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt verschickt werden soll. Du kannst unter 'Einstellungen' auch die Voreinstellung auf nicht-vertraulich ändern.

  • Externe Empfänger einer Ende-zu-Ende verschlüsselten E-Mail erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail von deiner Tutanota E-Mail-Adresse. Rechts kannst du die Sprache der Benachrichtigungs-E-Mail auswählen. Hier gibst du auch das 'vereinbarte Passwort' ein, das du dem Empfänger auf einem anderen Kanal mitteilen musst.

  • Du kannst auf den Pfeil im 'An'-Feld klicken, um den Bereich zu vergrößern oder zu verkleinern. Nach dem Vergrößern hast du die Möglichkeit 'Cc'- und 'Bcc'-Empfänger einzugeben. Wenn du in den 'Einstellungen' einen Alias hinzugefügt hast, kannst du unter 'Absender' den Alias auswählen, um die E-Mail von dieser Adresse zu verschicken.

  • Du kannst Ordner hinzufügen, indem du auf 'Dateien anhängen' klickst oder indem du Drag & Drop benutzt.

  • Du kannst deine E-Mail wie von anderen Webmail-Diensten gewohnt schreiben. Wenn du auf 'Senden' klickst, verschlüsselt Tutanota automatisch Betreff, Inhalt und Anhänge für dich.

Kontakte bearbeiten

Kontakt-Liste

  • Wenn du eine E-Mail verschickst, wird die E-Mail-Adresse automatisch in deinen 'Kontakten' gespeichert.

  • In den 'Kontakten' hast du die Option Kontakte zu 'Bearbeiten' und zu 'Löschen'.

  • Du kannst auch 'Neue Kontakte' hinzufügen. Beim Kontakt erstellen kannst du alle benötigten Informationen bearbeiten (siehe Screenshot unten).

  • Wenn neue Kontakte nicht automatisch alphabetisch sortiert werden, musst du dich einmal abmelden und wieder anmelden. Dann werden die Kontakte nach dem Nachnamen sortiert.

  • Dein gesamtes Adressbuch in Tutanota ist verschlüsselt, so dass niemand auf deine Daten Zugriff hat.


Lege einen Kontakt an
Dieser Screenshot zeigt nur einen Teil der Optionen in Tutanota.

Wechsel zu Premium

Klicke auf 'Premium' in der oberen Menüleiste oder auf 'Einstellungen' → 'Premium-Upgrade'.


Premium
Indem du zu Premium wechselst, kannst du ganz einfach unseren Kampf für Privatsphäre unterstützen.

  • Du kannst als 'Privat'-Person oder als 'Geschäftskunde' zu Premium wechseln. Diese Unterscheidung ist aus Steuergründen nötig.

  • Du kannst wählen, ob du 'jährlich' oder 'monatlich' zahlen möchtest. Bei der jährlichen Zahlweise sparst du zwei Monate im Vergleich zur monatlichen Zahlweise. Das liegt daran, dass wir für jede Abbuchung Gebühren an den Zahlungsdienstleister zahlen müssen. Wir ziehen es vor, die reduzierten Kosten durch die jährliche Zahlung direkt an dich weiterzugeben.

  • Klicke auf 'Weiter', um die Zahlweise auszuwählen.

  • Wenn du mit der monatlichen Zahlweise begonnen hast und auf jährlich umsteigen möchtest, kontaktiere uns. Wir können deine Zahlweise im System ändern. Eine manuelle Änderungen in deinen Einstellungen wird in wenigen Monaten verfügbar sein.


Zahlweise
Nach dem Klick auf 'Weiter' erscheint dieser Dialog.

  • Als Privatperson musst du nur das Land deines Wohnsitzes (aus Steuergründen) sowie die gewünschte Zahlweise für die Rechnungsstellung angeben.

  • Für Geschäftskunden sind außerdem die VAT-Nummer (außer für deutsche Unternehmen) sowie eine Rechnungsadresse nötig.

  • Nach dem Klick auf 'Weiter' öffnet sich ein neues Tab. Hier kannst du die Bezahldaten eintragen.


Kreditkarte

  • Hier fügst du die Bezahldaten ein und klickst auf Bestätigen.

  • Gratuliere! Du nutzt Tutanota jetzt als Premiumkunde.

  • Nach dem Upgraden reduziert sich die Hauptmenüleiste auf 'E-Mails', 'Kontakte', 'Einstellungen' und 'Abmelden'. Der Menüpunkt 'Premium-Upgrade' wird zu 'Zahlungsdaten'.


Zahlungsdaten
Du kannst deine Zahlungsdaten hier ändern.

Einstellungen (linke Spalte)

Da Tutanota ständig weiterentwickelt wird, kommen laufend neue Optionen hinzu. Bitte schau dich in den Einstellungen um, damit du alle Optionen von Tutanota kennenlernst.


Benutzer Info
Benutzer 'Info' zeigt dir verschiedene Informationen zu deinem Tutanota-Account.

  • Du kannst deine registrierte E-Mail-Adresse und hinzugefügteN Aliasse überprüfen.

  • Alle deine E-Mails werden unter dem 'Absendernamen' verschickt.

  • 'Letzter erfolgreicher Login' und 'Letzter fehlgeschlagener Login' lassen dich überprüfen, ob jemand versucht hat, sich in deinen Account einzuloggen.


Passwort ändern
Du kannst dein Passwort im Browser ändern (nicht in den Apps).


E-Mail Info

  • Unter 'E-Mail' kannst du die Voreinstellungen für gesendete E-Mails ändern, bspw. den Standard-Absender (Alias auswählen).

  • Du kannst wählen, ob E-Mails standardmäßig 'Vertraulich' (=Ende-zu-Ende verschlüsselt) oder nicht vertrauliche (Häkchen weg) verschickt werden sollen.

  • Hier kannst du deine Signatur ändern. Bitte behalte auch unseren Claim, damit deine Freunde zu Tutanota wechseln.


Inboxregeln
Inboxregeln sind ein Premium-Feature in Tutanota.

  • Die Inboxregeln ermöglichen es dir automatisch E-Mails in spezifische Ordner zu verschieben, indem du die E-Mail-Adresse oder Domain eines Absenders oder Empfängers definierst. E-Mails können auch aufgrund von Schlüsselwörtern im Betreff verschoben werden.


Benachrichtigungen
Du kannst die Geräte verwalten, die Push-Benachrichtigungen erhalten sollen.

  • Sobald du dich über die Tutanota App in deinen Account einmal eingeloggt hat, erhält das betreffende Gerät immer Push-Benachrichtigungen für diesen Account. Im Menü kannst du die Geräte löschen, die keine Push-Benachrichtigungen mehr erhalten sollen.


Benutzerverwaltung
Als Premiumnutzer kannst du Aliasse und zusätzliche Nutzer hinzufügen.

  • Unter 'Benutzerverwaltung' kannst du den Namen, der mit deinen E-Mails mitgeschickt wird jederzeit ändern.

  • Als Premiumnutzer kannst du Aliasse zu deinem Nutzer hinzufügen. Dafür musst du zuerst auf den gewünschten Nutzer klicken. Bitte beachte: Du kannst Tutanota-Aliasse nicht ändern, nur deaktivieren. Aliasse mit deiner eigenen Domain können gelöscht und durch neue ersetzt werden.

  • Als Premiumadministrator (derjenige, der ursprünglich zu Premium gewechselt ist) kannst du zusätzliche Nutzer und Administratoren zu deinem Account hinzufügen, indem du auf 'Benutzer hinzufügen' oder 'Importieren' (über CSV) klickst. Du kannst Benutzer deaktivieren, sie aber nicht löschen. Wir werden es bald ermöglichen Nutzer mit der eigenen Domain zu löschen.

  • Bitte beachte: Jeder Nutzer bekommt eine eigene Mailbox mit eigenen Zugangsdaten. Deshalb kostet jeder Nutzer 12 Euro im Jahr. Wenn du nur eine E-Mail-Adresse hinzufügen möchtest, kannst du diese als Alias hinzufügen. Dieser kostet nicht extra.


Admin
Alle Administratoren können die Passwörter der Nutzer und der anderen Admins desselben Accounts zurücksetzen.

  • Um einem anderen Nutzer Adminrechte zu geben, klicke auf diesen Nutzer und setze ein Häkchen bei 'Admin'. Bitte beachte: Alle Administratoren haben diegleichen Rechte. Sie können die Passwörter aller Nutzer und der anderen Administratoren in diesem Account zurücksetzen.

  • Du kannst Nutzer 'Deaktivieren'. Deaktivierte Nutzer werden in der nächsten Rechnungsperiode nicht mehr berechnet. Sie können jederzeit wieder aktiviert werden.

  • Derzeit ist es nicht möglich deaktivierte Nutzer zu löschen, um die E-Mail-Adresse bspw. als Alias hinzuzufügen. Dies wird in wenigen Monaten für Nutzer mit der eigenen Domain möglich sein.


Anzeigetexte
Nur Premiumnutzer können diese Anzeige anpassen.

  • Premiumnutzer können die Nachricht anpassen, die externen Empfängern von Ende-zu-Ende verschlüsselten E-Mails ganz oben in Tutanota angezeigt wird. Hier können der Firmenname oder ein anderer kurzer Text eingefügt werden.

  • Premiumnutzer können hier außerdem ein Logo einfügen.

  • Bei Nutzern die über Tutanota Free E-Mails an Externe schicken, steht immer 'Diese Variante von Tutanota ist ein Service für Privatkunden.' und kann nicht geändert werden.


Spamregeln

  • Spamregeln ermöglichen dir eine Whitelist ('Kein Spam') oder Blacklist ('Immer Spam') für sendende E-Mail-Adressen und Domains zu erstellen. Du kannst E-Mails außerdem verwerfen, ohne dass der Absender darüber informiert wird.

  • Mehr Infos zu den Spamregeln findest du hier.


Erweiterungen

  • Ab und zu machen wir Promotions über Social Media. Folge uns auf Twitter, Facebook oder Google+, wenn du zusätzlichen Speicher oder zusätzliche Aliasse bekommen möchtest! Hier kannst du den Erweiterungscode eingeben.

  • Als Premiumnutzer kannst du eine oder mehrere eigene Domains hinzufügen. Zuvor musst du deine DNS-Einträge entsprechend anpassen.

  • Für deine eigene Domain kannst du Catch-all konfigurieren. Wähle einfach die Mailbox aus, in der alle 'eingefangenen' E-Mails landen sollen. Wenn du die E-Mail-Adressen deiner eigenen Domain als Aliasse hinzugefügt hast, musst du die Tutanota E-Mail-Adresse deiner Mailbox auswählen, um Catch-all für die Aliasse zu aktivieren.


Speicherkapazität

  • Unter 'Speicherkapazität' kannst du deinen genutzten Speicher prüfen.

  • Als Premiumnutzer kannst du direkt größere Speicherpakate buchen, die zwischen allen Nutzern deines Tutanota-Accounts geteilt werden.


Email-Aliasse

  • Unter 'Email-Aliasse' kannst du deine genutzten Aliasse prüfen.

  • Als Premiumnutzer kannst du direkt größere Alias-Pakete buchen, die zwischen allen Nutzern deines Tutanota-Accounts geteilt werden.


Rechnungen
Premiumnutzer können ihre Zahlungsdaten (Screenshot im Bereich Premium) und Rechnungen in Tutanota einsehen.

  • Du kannst deine Zahldaten in Tutanota jederzeit aktualisieren.

  • Du kannst deine Rechnungen in Tutanota einsehen und herunterladen. Das Herunterladen wird derzeit nur im Browser unterstützt.


Abbestellen

  • Hier kannst du deinen Free-Account löschen.

  • Mehrere Tutanota-Accounts zusammenfassen: Zuerst musst du mit deinem Hauptaccount zu Premium wechseln. Beim Löschen des zweiten (dritten, vierten, etc.) Tutanota-Accounts kannst du hier die E-Mail-Adresse des Premium-Accounts eintragen. Nach dem Löschen kannst du die gelöschte Adresse bei deinem Premium-Account als Alias hinzufügen.

  • Als Premiumnutzer kannst du unter 'Abbestellen' Premium abbestellen und Tutanota weiterhin als Free-Account nutzen.

  • Bitte beachte: Vor dem Downgrade musst du alle zuvor hinzugefügten Nutzer deaktivieren. Während deiner Premiumlaufzeit kannst du weiterhin die Aliasse nutzen.

  • Wenn du zurück zu Free wechselst, ist es derzeit nicht möglich wieder upzugraden. Dies wird in einigen Monaten möglich sein.

  • Bitte beachte: Nach dem Downgrade sind alle Tutanota-Aliasse und alle gelöschten Tutanota-Nutzer weg. Diese E-Mail-Adressen können nicht wieder registriert werden.

Versteckte Funktionen


Header

  • Du kannst dir den E-Mail-Header mit Strg+h anzeigen lassen.

  • Tutanota warnt dich, wenn der technische Header vom From Header abweicht (siehe Bild). Dies könnte ein Hinweis darauf sein, dass die E-Mail von einem Betrüger kommt.